Chargé de l'Accueil - Assistant de Gestion Administrative H/F - Ouest Aveyron Communaute Villefranche-de-Rouergue - 12

CHARGE(E) DE L'ACCUEIL :
- Accueillir, orienter, renseigner le public (accueil physique et téléphonique) ; recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques/courriels ; comprendre les demandes, renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l'administration : connaître l'organigramme et les missions des différents services, acquérir des connaissances des services afin d'apporter un premier niveau d'informations.
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
- Animer et organiser l'espace d'accueil et d'information
- Mettre à jour les outils logistiques
- Assurer en lien avec le service communication la mise à jour permanente des supports d'affichage public
- Tenir des registres des appels et des visites
- Travail en binôme : nécessité de communiquer, de transmettre les informations pour un suivi efficace des demandes
- Accueillir le public lié à l'action économique de la communauté de communes
- Accueillir les porteurs de projets, les partenaires du guichet unique et les acteurs économiques
- Récolter et organiser les informations relatives aux publics accueillis nécessaire au suivi de l'action de la direction du développement économique
- Renseigner l'outil de gestion de relation usagers (AGDE)
- Représenter l'image de la collectivité auprès des partenaires économiques
- Renseigner et orienter le public vers les services/professionnels concernés : identifier, qualifier la demande et apporter l'information de premier niveau aux porteurs de projets économiques

ASSISTANT(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE :
- Réceptionner et transmettre au supérieur hiérarchique les courriers reçus
- Après avis du supérieur hiérarchique : enregistrer et distribuer le courrier dans les services
- Réceptionner les colis et les transmettre au destinataire
- Assurer l'envoi des courriers de toute la collectivité
- Tenir les registres des courriers « entrants et sortants »
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique, traiter et saisir des dossiers, tenir les bases de données à jour, réaliser des publipostages
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
- Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
- Être force de proposition pour une amélioration continue du service
- Mise à jour du site Internet
- Assurer la gestion des salles de réunion en interne et les demandes de locations (rédaction des conventions), établissement d'états des lieux, effectuer le contrôle après utilisation des salles, veiller à garder les espaces de réunions propres (lien avec l'entreprise qui réalise le ménage)
- Assurer la gestion des réservations des véhicules : vérifier les réservations, délivrer les clés
- Planifier les permanences et les sessions d'information et de formations des porteurs de projet

Consultez notre offre en intégralité sur notre site internet ouestaveyron.fr

Experience : Débutant accepté

Compétences : Logiciel de traitement de texte, Méthode de classement et d'archivage, Techniques de présentation professionnelle, Techniques de prise de notes, Utilisation de logiciels de tableur, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Assurer la confidentialité des informations, Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil, Garantir un suivi administratif, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Maintenir une communication claire et professionnelle, Rédiger des messages et des emails professionnels, Relayer de l'information, Connaissance de la Fonction Publique Territorial

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.