Assistant Administratif BTP H/F - Ranson Patrice Saint-Sauveur-sur-École - 77

Patrice Ranson Consulting recrute pour l'un de ses clients : Assistant(e) administratif(ve) BTP

Mission Principale de l'Assistant(e)

ACCUEILLIR ET TRAITER LES DEMANDES DES CLIENTS INTERNES ET EXTERNES
- Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur

- Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers les interlocuteurs adéquats

ORGANISER ET ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE L'ENTREPRISE OU DE L'ACTIVITE
- Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire...)

- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité selon les procédures internes de classement et d'archivage

- Saisir numériquement les documents administratifs,

- Maîtriser les logiciels de gestion et de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation,.)

Compétences transverses

PARTICIPER AU SUIVI ADMINISTRATIF DES CHANTIERS
- Préparer les déclarations et autorisations (agrément sous-traitants, vérifications des éléments administratifs.) nécessaires à la mise en oeuvre du chantier

- Transférer le dossier-marché aux responsables de l'exécution avant le début du chantier

- Mettre en forme le calendrier prévisionnel et le budget selon les directives de son manager

- Assurer l'organisation logistique des réunions et des visites de chantier en utilisant les outils collaboratifs (planning partagé...) mis en place dans l'entreprise

- Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés

- Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l'exécution du chantier

- Établir le dossier des ouvrages exécutés avant d'archiver le dossier client selon les procédures internes

- Organiser de façon efficace son temps de travail dans les délais

- Ré-agencer ses priorités en fonction des informations reçues (mails, téléphone, oral)

- En relation avec les agences intérim et les conducteurs de travaux.

- Suivi des fiches heures des ouvriers et employés

Qualités

- Rigueur
- Autonomie
- Organisation et méthode
- Adaptabilité
- Relationnel

Diplôme et Expérience requise
- BTS assistant PME.
- Expérience requise 5 ans
- AutoCAD si possible,
- Maîtrise du Pack Office

Cette fiche de poste n'est pas exhaustive. D'autres missions en rapport avec le poste de Directeur de travaux et liées à la gestion de l'entreprise peuvent être demandées

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 30 000,00€ à 32 000,00€ par an

Horaires : Du lundi au vendredi - Travail en journée

Experience : 5 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Gestion administrative de chantier, Comptabilité BTP

Langues : Anglais souhaité, Français exigé

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.