R - 3810 - Assistant de Direction H/F - Conseil départemental du Val d'Oise Pontoise - 95

Organiser la vie professionnelle de la Directrice et de son adjointe

- Gérer l'agenda et les rendez-vous en fonction des priorités

- Respecter les délais de transmission de documents (tableau de suivi de l'activité du pôle)

- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus

- Mettre en signature des documents divers et suivre le parcours des parapheurs

- Constituer des dossiers en amont de réunions

Assurer l'accueil téléphonique et physique

- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques

- Renseigner les interlocuteurs et relayer les appels vers les personnes compétentes

- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur

Effectuer la mise en forme de travaux de bureautique

- Mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, diaporamas...) selon la charte du Département

- Avoir une relecture attentive de tous les documents (orthographe, grammaire, syntaxe) et vérifier systématiquement les coordonnées des destinataires.

- Assurer le suivi des courriers et notes sur le logiciel Elise

- Organiser le classement et l'archivage (papier et numérique)

Contribuer à la gestion collective des agents de la Direction

- Assurer le lien avec la DRH : suivi des arrêts maladie, CET, fiches d'évaluation, fiches de stagiairisation, anomalies compteurs Gestor, grèves, médailles du travail...

- Assurer le lien avec la DSI : suivi des entrées et sorties du matériel informatique, suivi des demandes Pythéas.

- Mettre à jour les tableaux de la Direction : contacts, congés

- Assurer l'accueil des nouveaux agents (contacts en amont, préparation logistique de l'arrivée : fournitures, PC, adresse mail, fournitures administratives, portrait...)

Suivre les projets et activités transversales de la Direction

- Effectuer la gestion de l'arrivée et du départ du courrier

- Suivre quotidiennement la boite mail générique de la Direction

- Gérer les demandes diverses (besoin en fournitures administratives, renseignements...)

- Effectuer la centralisation des indicateurs mensuels et les transmettre au DGA

- Gérer les demandes de réservation de salles

- Mettre à jour les pages intranet de la Direction (organigramme, coordonnées, publication de brèves...)

- Travailler en polyvalence avec les autres assistants de la Direction

- Mettre à jour les procédures des assistants

Technique :
- Maîtriser les règles en matière de rédaction administrative (orthographe, syntaxe et grammaire)
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PPT...)
- Maîtriser les techniques d'organisation et de gestion du temps
- Créer des outils de pilotage et de suivi de l'activité
- Anticiper les demandes

Relationnel :
- Sens de l'organisation
- Dynamisme et prise d'initiative
- Capacité à gérer les urgences
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Bon relationnel

Connaissances :
- L'organisation de la collectivité
- Les domaines de compétences des services de la Direction et leur fonctionnement au quotidien
- Logiciel Elise (gestion des notes et des courriers)
- Parapheur électronique iXbus

Niveau de formation générale ou titre professionnel requis :

Niveau Bac à Bac +2

L'assistant de Direction est rattaché à la Direction. Il apporte une aide permanente à la Directrice et à son adjointe en matière d'organisation professionnelle, de gestion, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il pourra être amené à effectuer, à titre accessoire, les mêmes missions que les assistants polyvalents de la direction auprès des chefs de service et responsables de pôles de la direction.