Assistant Administratif H/F - HLM Champigny-sur-Marne - 94

Sous la responsabilité de l'assistante de direction, vous êtes chargé(e) de l'assister dans l'ensemble de ses fonctions et d'assurer l'interface avec les administrateurs et les partenaires, d'assurer, en soutien, le secrétariat de la Directrice générale et du Président.

Vous participez à la gestion et au suivi des instances de la société (Conseil d'administration, Assemblée générale...) ainsi qu'aux suivis administratifs et juridiques.

Les missions du/de la chargé(e) administratif(ive) se déclinent en quatre volets principaux (liste des missions non exhaustive) :

Assistanat de la directrice générale dans son activité
® Assurer l'interface avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes, services, administrateurs, partenaires élus et institutionnels
® Veiller à la qualité des relations au sein de la direction générale et avec les autres services

Secrétariat de la directrice générale et du président
® Gérer les appels téléphoniques, organiser les rendez-vous, coordonner les agendas
® Organiser les réunions internes et les instances (convocation, réservation de salle...)
® Etablir les comptes rendus et rédiger les courriers et notes diverses
® Assurer la gestion quotidienne du courrier entrant et sortant
® Organiser divers événements en interne comme en externe (congrès, séminaire...)

Gestion administrative et juridique de la société
® Participer à l'organisation et la préparation des Conseils d'administration, des réunions du Bureau et des Assemblées générales
® Rédiger les procès-verbaux des réunions d'instances
® Tenir à jour les registres légaux
® Assurer le suivi des dossiers administrateurs
® Assurer le classement et la conservation des titres de propriété

Gestion des moyens généraux
® Superviser, avec le responsable des moyens généraux et l'assistante de direction, l'administration du siège social et des antennes
® Participer à la préparation et au suivi du budget des dépenses de fonctionnement de la direction générale
® Gérer les baux des locaux administratifs de la société

Bac +2 ou équivalent

IDF HABITAT