Assistant Medico Administratif--Temps Plein 93G12 H/F - Fédération Hospitalière de France Neuilly-sur-Marne - 93

Descriptif

Position dans la structure :

Autorité hiérarchique :
- Madame G. ZANTMAN, Directrice des Ressources Humaines
- Docteur S. RENER, Cheffe de Pôle

Autorité fonctionnelle :
- Docteur C. CELIS-GONZALEZ

Responsable Médicale du CMP- Docteur T. BEGUIN

Responsable Médical Hôpital de Jour

Liaisons fonctionnelles :

Interne au Pôle :

Médecins, Cadres de santé, infirmières, et équipe pluridisciplinaire pour échange d'informations pour organisation de la prise en charge du patient

Externe au Pôle :

DQRJU, Tutelles, Formation Professionnelle, Services Techniques, Administratifs et généraux

Externe à l'établissement :

Etablissements de santé et services internes, familles, A.S.E, institutions spécialisées, DT-A.R.S, S.M.P.R, médecins généralistes ou spécialisés, Mairies, Commissariats, etc

IDENTIFICATION DU POSTE

Intitulé du poste :

Assistante Médico-Administrative

Structure : CMP de BAGNOLET et Hôpital de Jour 59/61 Rue Victor Hugo 93170 Bagnolet (Service du Docteur S. RENER)

Téléphone : **.**.**.**.** et/ou **.**.**.**.** (CMP)

**.**.**.**.** (Hôpital de Jour)

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Description synthétique du poste :

Accueillir et orienter les différents interlocuteurs (patients, usagers, professionnels) : physique, téléphonique et courriel

Saisir les actes et rendez-vous dans le logiciel CORTEXTE

Traitement des courriers, des dossiers, des documents, rapports, comptes rendus et certificats médicaux (saisie, mise en forme, enregistrement, tri, diffusion)

Assurer la traçabilité et la conservation des données : numériser, classer, archiver

Saisies de l'activité (DPI et Cortexte), selon les règles d'IDENTITO Vigilance

Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes

Planifier et gérer les rendez-vous des patients

Transmissions et partages des informations inter-équipes

Gérer et planifier l'agenda électronique

Organiser et participer aux staffs et réunions ; rédaction et diffusion des comptes rendus

Assurer le secrétariat du CMP et de l'hôpital de jour

Gérer la commande papeterie avec le Cadre du CMP et de l'hôpital de jour

COMPETENCES REQUISES

Missions générales :

Accueillir et renseigner les patients, leurs proches, les partenaires externes.

Hiérarchiser et planifier les activités du secrétariat à réaliser

Garantir la qualité et la sécurité de l'accueil ainsi que l'orientation des usagers

Participer à la communication en interne et en externe

Organiser et planifier les archives du secrétariat

Missions principales :

Saisie quotidienne et suivi des informations dans le DPI (logiciel CORTEXTE)

Gestion administrative des dossiers médicaux informatisés

Planification, saisie et émission des certificats médicaux relatifs à la loi du 05/07/2011 (modifiée en 2013)

Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux

Missions spécifiques :

Aptitude de contact et d'accueil auprès de patients souffrants d'une pathologie psychiatrique, de leurs proches et des partenaires extérieurs

Connaissances :

Savoir-faire requis :

Prendre des notes et les retranscrire

Hiérarchiser les activités du secrétariat à réaliser

Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches.

Dynamisme

Esprit d'initiative

Esprit d'équipe et adaptabilité

Sens des responsabilités

Maîtrise de soi

Esprit d'ouverture et d'équité

Savoir être :

Discrétion professionnelle

Qualités relationnelles

Capacité à travailler en équipe

Connaissances requises :

Outils bureautiques (Cortexte, Word, Excel, Intranet/Internet)

Techniques de communication / accueil physique et téléphonique

Droit des patients en psychiatrie et Droit hospitalier

Organisation et fonctionnement interne de l'Etablissement

Vocabulaire médical

Grade :

AMA (Assistante Médico-Administrative) Diplôme : Baccalauréat Sciences Médico-sociales Secrétariat Médical

Ou Adjoint(e) Administratif(ive) Secrétariat

Particularité du poste :

Communiquer et échanger les informations avec ses collègues Secrétaires pour être à même de suppléer et ainsi d'assurer la continuité du travail en cas d'absence.

Une secrétaire toujours présente dans la structure extrahospitalière.

Horaires de travail :

38 heures hebdomadaires