Assistant Administratif Hygiène Sécurité Maintenance H/F - Syrinxpan Villemomble - 93

La société SYRINXPAN recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) hygiène sécurité maintenance pour intégrer son équipe.
Mission générale :
Vous assurez la gestion administrative et opérationnelle des activités liées à l'hygiène, la sécurité et la maintenance des sites clients. Vous participez activement à la planification et au suivi des interventions, à la gestion des rendez-vous clients, à la coordination des équipes et au suivi des rapports de maintenance. Vous assurez également le lien entre les différents services internes, les prestataires et les clients.
Responsabilités et tâches principales :
Gestion Administrative :
- Assurer la gestion et la mise à jour des documents administratifs liés aux activités d'hygiène, sécurité et maintenance (rapports d'intervention, contrats, devis, factures, etc.).
- Organiser, classer et archiver les dossiers et documents relatifs aux clients et aux interventions.
- Rédiger et envoyer des communications administratives aux clients et prestataires.
- Gestion des appels téléphoniques et des emails en lien avec la planification des services.
Prise de rendez-vous et gestion des plannings :
- Planifier et organiser les rendez-vous avec les clients pour les interventions de maintenance et de contrôles d'hygiène et de sécurité.
- Coordination des plannings entre les clients et les prestataires externes.
- Assurer le suivi des rendez-vous, relancer les clients si nécessaire et s'assurer du respect des délais.
- Gérer les priorités et s'adapter aux urgences de maintenance ou de sécurité.
Suivi des prestations et maintenance :
- Assurer le suivi des interventions de maintenance, en lien avec le responsable et les clients.
- Contrôler l'exécution des contrats de maintenance et vérifier que les prestations sont réalisées conformément aux engagements.
- Organiser les interventions ponctuelles ou planifiées (préventives et curatives) en fonction des besoins clients.
- Suivi de l'état d'avancement des projets et tâches et veiller à la qualité du service rendu.
Communication et relation clients :
- Servir d'intermédiaire entre le responsable hygiène, sécurité et maintenance et les clients, en veillant à leur satisfaction.
- Traiter les demandes des clients (modifications d'interventions, urgences, etc.) et assurer une communication fluide.
- Réaliser des visites de courtoisie chez les clients, si nécessaire, pour recueillir des retours sur les prestations et garantir leur satisfaction.
Suivi des équipements et consommables :
- Assurer le suivi des stocks de matériels et consommables nécessaires aux interventions de maintenance et hygiène.
- Commander et réceptionner les fournitures nécessaires à la maintenance et à la sécurité des sites clients.
Compétences requises :
- Compétences administratives et organisationnelles : gestion des plannings, suivi administratif, rédaction de documents, gestion de la relation client.
- Maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, PowerPoint, Outlook, et logiciels de gestion de maintenance.
- -Capacité à prioriser et à gérer des urgences tout en maintenant une organisation rigoureuse.
- Excellente communication à l'écrit comme à l'oral.
- Sens du service client et capacité à gérer plusieurs demandes simultanément.
- Autonomie, réactivité et capacité à travailler sous pression.
- Connaissances en hygiène, sécurité et maintenance : notions de base appréciées mais non indispensables (formation possible).
Profil recherché :
Formation : Bac +2 en gestion administrative, assistanat, ou équivalent. Une formation complémentaire en hygiène, sécurité ou maintenance est un plus.
Expérience : Minimum 1 an d'expérience dans un poste similaire, idéalement dans un environnement de prestation de services ou dans le secteur de la maintenance.
Qualités personnelles : rigueur, sens de l'organisation, discrétion, capacité à travailler en équipe, bonne gestion du stress et des priorités

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Services administratifs combinés de bureau

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.