Secrétaire Administratif - Administrative Crèches H/F - Association Saint Raphael Antony - 92

Rattaché(e) aux directrices des crèches, la/le secrétaire est en charge de l'accueil, du secrétariat et de la gestion administrative. Il/Elle est amené(e) à effectuer des missions pour le siège de l'association :
>> Pour le siège :
- Soutien administratif et logistique
- Accueillir les visiteurs, tenir le standard téléphonique du Siège
- Travailler en collaboration avec l'assistante de direction associative
>> Pour les crèches :
- Accueil téléphonique et transmission des messages
- Prise de rendez-vous, établissement de courriers
- Réceptionner les livraisons
- Préparation des commandes sous contrôle de la direction (bureautique, hygiène, mobilier)
- Rédaction, relecture, mise en page de documents sous Word et reliures
- Assistance de la Direction des crèches sur les tâches administratives
- Assister aux réunions d'équipe et réaliser les compte-rendu de réunion
- Numérisation et Archivage
>> Gestion administrative et financière :
- Réalisation des contrats et plannings via la plateforme INOE
- Etablissement de la facturation sous contrôle de la direction et impression / distribution
- Enregistrement des règlements via la plateforme INOE
- Participation à la mise au point de fichiers de suivi Excel
- Relance des impayés par mailing et emailing
- Accompagnement des cheffes de service dans la gestion des ressources humaines

PROFIL recherché :
Niveau de formation, expérience : Bac +2/3, BTS Secrétariat-Comptabilité
Compétences techniques : Outlook, Word, Excel, Power Point, Teams et notion de comptabilité, Logiciel petite enfance (INOE, COCCINELLE,.)
Savoir-être : Capacité d'adaptation et de collaboration, sens du service et de l'accueil, réactivité et esprit d'initiative, rigueur administrative, sens de l'organisation, discrétion, sens de l'écoute
Aspects pratiques : A proximité du RER B station « Antony », Place de parking, CDI temps plein : 35h, Congés trimestriels, Convention CCN 66

Experience : 24 Mois - sur un poste similaire

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Pack Office, Notions de comptabilité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.