Assistante - Secretaire de Direction - Ressources Humaines H/F - Fédération Hospitalière de France Orsay - 91

Descriptif

IDENTIFICATION DU POSTE

Position dans la structure :

Liaison hiérarchique : Directrice des Ressources Humaines, cadres de la DRH

Liaisons fonctionnelles : au sein de la DRH, avec les cadres de la DRH responsables de secteurs (Gestion des carrières-rémunération / Politiques sociales, gestion temps de travail et formation) et leurs adjoints ainsi qu'avec l'ensemble des services utilisateurs du GHNE (chefs de pôle, cadres supérieurs et cadres de santé, directeurs fonctionnels)

La Direction des Ressources Humaines est constituée de 2 secteurs :
- Recrutement, Gestion des carrières et rémunérations,
- Politiques sociales, Gestion du temps de travail et formation

La Direction des Ressources Humaines est regroupée sur le site d'Orsay depuis mai 2024. Une permanence RH (hors secrétariat) est prévue sur le site de SACLAY et les instances (CSE, F3SCT et CAPL) se tiendront alternativement dans les salles de réunion des 3 sites.

Présentation du service et de l'équipe :

1 Directeur responsable du Pôle Ressources Humaines non médicales 1 directeur fonctionnel

1 secrétaire 1 Attachée d'Administration Hospitalière et 1 Cadre de santé

1 Contrôleur de gestion dédié au personnel non médical

Secteur Gestion des carrières : 1 ADCH - 11 adjoints administratifs

Secteur Formation et stages : 2 adjoints administratifs

Secteur Gestion du temps de travail, actions sociales et absentéisme : 1 ADCH - 4 adjoints administratifs

Horaires de Travail : 9 h 00 17 h 00, sur la base de 35 heures

MISSION DU POSTE

MISSIONS PERMANENTES :

Gestion et pilotage du secrétariat de la Direction des Ressources Humaines :

Accueil physique et prise en charge des agents et/ou public

Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques

Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports

Gestion de l'agenda et secrétariat du Directeur des Ressources Humaines ainsi que des cadres de l'équipe, prises de rendez-vous, réservations de salles

Traitement et mise en forme de documents, rapports, courrier, réponses aux demandes d'emploi

Suivi des annonces relatives aux vacances de poste

Gestion des fournitures du service et matériels de bureau

Secrétariat du Comité Social d'Etablissement (CSE) :

Préparation de l'ordre du jour, organisation matérielle, préparation et envoi des documents aux différents membres, prise de notes aux cours des séances, rédaction des procès vernaux.

Gestion des demandes d'Intérim :

Recensement des besoins des services après validation par la Direction des Soins, traitement des demandes auprès des agences d'intérim selon les procédures de marché, confirmation des retours des intérimaires auprès des cadres, gestion des factures et des bons d'interventions, transmission auprès du référent liquidation des factures d'intérim, pour mandatement. Mise à jour quotidien du tableau de suivi.

MISSIONS PONCTUELLES OU SPECIFIQUES :

Organisation des concours :

Planification annuelle des concours et examens professionnels sous supervision de la Responsable du pôle gestion des carrières à la DRH et en relation avec le CHSF qui peut organiser des concours et des examens professionnels communs à plusieurs établissements du département.

Etude des textes relatifs aux concours à organiser, publication des avis de concours/examen professionnel, vérification de la capacité à concourir des candidats (en lien avec les gestionnaires carrière de la DRH pour les concours internes et examens professionnels), recherche des membres pour composer les jurys, organisation matérielle (réservation de salle, convocation du jury et des candidats), préparation des PV d'admissibilité/admission, affichage des résultats, rédaction de tous les courriers liés à cette activité.

Commission Administratives Paritaires Locales :

Collaboration avec les adjoints administratifs du bureau gestion des carrières pour la préparation de l'ordre du jour, des courriers de convocation, rédaction du Procès-verbal de l'instance.

Suivi des grèves : envoi des tableaux recensant les grévistes à chaque responsable de service, transmission des données à l'ARS, ainsi qu'au cadre en charge de la Gestion du Temps de travail pour l'enregistrement de la position sur le logiciel AGILETIME.

Rédaction et publication des avis de vacances de postes et offres d'emploi en interne GHNE (intranet) et sur les sites officiels (Place de l'emploi public et FHF ou sites spécialisés le cas échéant)

Réalisation des publications d'avis de vacance de postes et offres d'emplois (hors emplois relevant de la Direction des soins) et gestion de la réception/transmission des candidatures aux responsables des services concernés, réponse aux demandes d'emploi.

Organisation des Journées d'Accueil des agents nouvellement recrutés :

Planification des sessions (biannuelle), communication des dates aux cadres, convocations des agents nouvellement arrivés (extraction de la liste des agents à réaliser par le responsable du pôle Recrutement/gestion des carrières), organisation matérielle (cf procédure), mise à jour du programme en lien avec le DRH et le Directeur des Soins, mise à jour du livret d'accueil des nouveaux arrivants, élaboration des dossiers à remettre aux agents, dépouillement du questionnaire de satisfaction

Gestion du retour des CR d'entretiens professionnels annuels :

Réception des CR signés par les évalués, retournés par les responsables d'équipes (évaluateurs) pour classement dans les dossiers individuels des agents.

COMPETENCES REQUISES

Compétences techniques de base :

Maîtrise du statut général et du statut de la fonction publique hospitalière, des dispositions législatives et réglementaires régissant le personnel hospitalier

Connaissance du fonctionnement de l'hôpital

Connaissance des outils bureautiques mis à disposition Word, Excel, OUTLOOK, AGILETIME, C-PAGE, Business Object, Internet

Compétences liées à l'emploi :

Savoir planifier et organiser l'activité en fonction

Savoir lire et interpréter un texte législatif

Savoir synthétiser les idées

Savoir rédiger les courriers, des rapports, des décisions, des attestations en utilisant les outils bureautiques CPAGE

Savoir transmettre, expliquer, former

Qualités nécessaires à l'emploi :

Savoir s'adapter et communiquer avec les différents secteurs et interlocuteurs,

Avoir une très grande capacité d'écoute et de grande qualité organisationnelle.

Esprit d'initiative, d'analyse et de synthèse

Savoir déceler les urgences et les priorités et en référer à sa hiérarchie

Savoir travailler en équipe

Savoir être :

Etre rigoureux, discrète

Sens de l'accueil

Faire preuve de discernement

Etre disponible, dynamique.

FORMATION ET EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISES

Formation :

Formation de secrétaire administrative ou de direction et/ ou expérience professionnelle sur poste de type administratif comparable

Formation et ou pratique des outils bureautiques

Expérience professionnelle :

Expérience dans le domaine du secrétariat de Direction