Assistant·e Administratif - Tive Chargé·e d'Accueil et de Billette H/F - Association avec Maubec - 84

L'association A.V.E.C (Animation Vauclusienne Educative et Culturelle) oeuvre depuis 1996 en faveur de la jeunesse et du développement culturel. Elle gère « La Gare de Coustellet », lieu d'activités et de diffusion. Elle a la volonté de tisser des liens entre les milieux culturels, sociaux, éducatifs et sportifs, dans un esprit d'Éducation Populaire, au service de l'expression de tous, et au service d'un projet partagé ouvert sur le monde et ancré sur son territoire.
Les missions du poste
Sous l'autorité du Conseil d'Administration, du Directeur et de l'Administratrice, l'Assistant/e administratif/tive, Chargé/e d'accueil et de billetterie occupe un poste support pour l'ensemble du projet : Association, Musiques Actuelles, Jeunesse et Famille. Son poste polyvalent contribue à assurer la cohérence entre les pôles d'activités. L'Assistant/e administratif/tive, Chargé/e d'accueil et de billetterie, travaille à la fois en autonomie et avec l'équipe salariée, le C.A., certains fournisseurs et partenaires, et le public.
1. Administratif
- Gestion du courrier papier et mail
- Rédaction des comptes-rendus de réunions
- Aide à la préparation des dossiers de demandes de subventions et des bilans : veille d'informations institutionnelles, suivi du calendrier des dépôts, rassemblement des pièces administratives à fournir, réaliser la mise en page des documents
- Déclaration des droits d'auteurs (Sacem), des taxes (CNM) et données (Sibil)
- Commande des fournitures administratives
- Classement et archivage des documents administratifs
- Aide à la gestion de la vie associative et des bénévoles (suivi des feuilles d'émargement et des PV de C.A. et d'A.G., préparation de l'A.G. ordinaire, communication des documents et des informations auprès des bénévoles, gestion des plannings des bénévoles,.)
- Mise à jour des contacts et des logiciels de comptabilité (Isacompta) et de planification (Heeds)
2. Comptabilité
- Réception et classement des différentes pièces comptables
- Saisie des écritures comptables
- Réalisation des rapprochements bancaires
- Préparation du bilan comptable en lien avec l'Experte-comptable et le Commissaire aux comptes
- Emission des devis et des factures de ventes
- Déclaration de la TVA
- Gestion des caisses (bar, restauration et billetterie) et des besoins en monnaie
3. Accueil
- Accueil et orientation du public (téléphonique et physique) au bureau de l'association et lors des événements organisés par l'association
4. Adhésions, inscriptions et billetterie
- Mise en vente sur la plateforme de billetterie et les réseaux de ventes partenaires
- Suivi des statistiques de ventes
- Vente des billets au bureau de l'association et lors des événements organisés par l'association
- Gestion des inscriptions (Accueil Jeunes, séjours,.) et des adhésions
5. Présence sur les événements (soirées et week-ends)

Profil et Compétences requises
- Maîtriser les logiques administratives et comptables
- Maîtriser les logiciels bureautiques (Word, Excel,.) et les logiciels Isacompta et Heeds
- Avoir des qualités rédactionnelles
- Etre force de proposition dans l'organisation de l'administratif
- Avoir des qualités relationnelles
- Savoir travailler à la fois en autonomie et de façon collaborative
- Etre sensible au milieu associatif, culturel et socio-éducatif
- Permis B fortement recommandé

Experience : 2 An(s)

Compétences : Logiciels comptables, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Accueil, Milieu associatif, culturel et socio-éducatif, Billetterie

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Gestion de salles de spectacles

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.