Attache d'Administration Hospitaliere - Bureau des Entrees H/F - Fédération Hospitalière de France Brignoles - 83

Descriptif

Le Centre Hospitalier Intercommunal de Brignoles-Le Luc recherche, pour le service du Bureau des Entrées, un(e) Responsable de la Gestion administrative des patients - temps complet. poste à pourvoir dès que possible.

Rattachement hiérarchique : Direction de la stratégie des affaires financières, médicales, numériques et des Projets Ségur.

Définition (mission) du poste :

Le responsable de la gestion administrative des patients sur le CHI Brignoles Le Luc-en-Provence a pour mission d'assurer le pilotage de l'ensemble du processus d'admission et de facturation des patients/résidents répartis sur le site de Brignoles : Urgences/MCO/Externe/1SSR/1USLD/EHPAD et sur le site du Luc : SSR/EHPAD (202 lits) /USLD/Foyers (119 lits).

Il a par ailleurs la responsabilité du standard.

Activités principales :

Management des équipes du Bureau des Entrées et du Standard (21,2 ETP) :
- Gérer les plannings de travail dans AGIRH : présences, congés, RTT.
- Organiser le travail des équipes :

- Suivre et évaluer les organisations mises en place.

- Proposer et mettre en place de nouveaux outils améliorant l'efficience du service.

- Elaborer des plans de formation.
- Elaborer les procédures et notes internes au service.
- Evaluer le personnel.

Gestion technique :
- Piloter la facturation :

- Veiller à l'exhaustivité de la facturation des champs d'activité du CHIBLL.

- Contrôler et optimiser l'activité externe (demandes régulières aux services et praticiens de la saisie de leur activité).

- Paramétrer l'outil métier PASTEL (Mise à jour des tarifs, paramétrage des réformes, nouvelles lettres clé).

- Diffuser les règles dans le service et les services concernées.

- Veiller à leur application.

- Assurer un reporting régulier sur les données d'activité et de facturation (statistiques demandées par la Direction des Finances, les services, les médecins)

- Transmettre chaque mois les données d'activités des SSR/USLD/EHPAD/Foyers

- Transmettre tous les trimestre un bilan des activités externes sur le champ sanitaire
- Assurer le suivi des plaintes et contentieux :

- Echanger avec la Trésorerie, l'Assurance Maladie et les organismes d'assurance complémentaires

- Répondre aux plaintes des usagers sur le secteur de la facturation.
- Gérer la régie de recettes en tant que régisseur principal.
- Assurer les tests de nouvelles applications informatiques.
- Gestion des FEI.
- Transmissions des fichiers Vidhosp, RSF, ESATIS.

Missions d'identitovigilance :

Le Responsable du Bureau des entrées est également référent d'identitovigilance primaire en collaboration avec le référent d'identitovigilance de l'Etablissement. Ses missions sont :

- Veiller à la formation des agents créateurs de l'identité.

- Contrôler la validation des identités.

- Améliorer le taux d'INS.

- Rédiger protocoles et procédures (Plan AMAVI, NRBC).

- Superviser la Cellule d'Identitovigilance (gestion des doublons, collisions, mouvemento-vigilance).

- Gestion du SRIR (Serveur Régional d'Identitovigilance).

- Suivi des indicateurs.

Relations professionnelles liées au poste :

Internes : Médecin DIM, Responsable des finances et du contrôle de gestion, Responsable des secrétariats médicaux, contrôleur de gestion, TIM, praticiens

Externes : Responsables du BE du GHT, Patients, familles, services, pompes funèbres, mutuelles, sécurité sociale, gendarmerie, ambulanciers, etc.

Exigences liées au poste :
- Expérience de management d'équipe d'importance similaire.
- Bonne maîtrise de l'outil informatique permettant une adaptation aux logiciels de l'établissement et au requêtage des bases de données (PASTEL, BO).
- Connaissance du travail au Bureau des Entrées qui serait appréciée (gestion des débiteurs, règles de facturation...).

Savoir être :
- Faire preuve de rigueur et d'autonomie
- Savoir prioriser, organiser et coordonner
- Capacité à se former dans un contexte nouveau
- Capacité à mener des projets de réorganisation tout en préservant le dialogue
- Avoir l'esprit d'initiative et être force de proposition
- Avoir le sens du relationnel