Assistant·e de Direction Orientée RH H/F - Clinique Honore Cave Montauban - 82

Au sein de la clinique Honoré Cave (MONTAUBAN 82), Vous êtes amené(e) à assister la direction-adjointe de l'établissement :

- Organiser pour la direction de l'établissement la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
- Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions...).
- Traiter, en tout ou partie, des aspects individuels et collectifs de la gestion de l'emploi : recrutement, insertion et orientation, mobilité, évolution professionnelle, départs et planification de l'emploi, gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).

Plus particulièrement, vous êtes amenés à :

- Fluidifier la communication de la direction,
- Participer à la gestion de l'activité des directeurs-adjoints (prise de rendez-vous)...
- Diffuser le planning des astreintes et de fermetures auprès des différents services
- Diffuser les notes de services, les plannings et tout autre document issus de la direction-adjointe
- Assurer de petits travaux de secrétariat, tels que l'affranchissement du courrier, la réception et la distribution de fax et de courrier, le rangement de documents administratifs, la préparation de documents.
- Organiser le classement des documents de gouvernance
- Déclarer les sinistres
- Rédiger les courriers de la direction-adjointe
- Rédiger les comptes-rendus des réunions (COPIL, CME...)
- Mettre à jour les documents qualités en lien avec la gouvernance de l'établissement
- Rédiger les articles pour les comptes des réseaux sociaux de l'établissement (linkedin,.)
- S'assurer de la mise à jour du site internet
- Accompagner les assistantes médicales pour la mise en place de processus propre la clinique,.
- Produire les indicateurs de suivi de l'établissement
- Envoyer aux médecins et à leurs assistantes les résultats sur les lettres de liaison
- Recueillir et mettre à forme les données liées au rapport d'activité annuel, et en produire un rapport d'activité annuel.
- Peut représenter la direction dans des instances extérieures (Clinavenir, CPTS, SantéCité.)
- En l'absence de l'aide-cuisine, réaliser les commandes de la restauration auprès des fournisseurs

Vous intervenez également dans les processus RH de l'établissement :
- Diffuser les annonces de recrutement
- Conseiller la direction adjointe sur les stratégies RH
- Participer à la rédaction des contrats de travail
- Participer au plan de formation :
o Recueillir les demandes de formation et les reporter dans le projet annuel à destination des directeurs-adjoints
o Organiser les formations validées dans le plan de formation
o Faire les demandes de remboursement auprès de l'OPCO
- Préparer les dossiers d'accueil des nouveaux salariés
- Planifier les entretiens annuels d'évaluation
- Planifier les entretiens professionnels
- Planifier les différentes actions QVCT
- S'assurer de la tenue de l'affiche obligatoire
- Archiver les documents de suivi de planning (heures supplémentaires.)
- Mettre à jour le DUERP
- En lien avec le service comptabilité :
o Déclarer les accidents de travail
o Suivre la médecine du travail
o Réaliser les déclarations préalables à l'embauche

Convention collective des établissements de santé privés lucratifs.

Experience : 2 An(s) - en RH

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Droit du travail, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Appliquer un cadre juridique ou réglementaire, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser et contrôler un approvisionnement, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Réaliser la gestion administrative des contrats, Réaliser une veille documentaire, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.