Assistant Administratif du Pôle Social H/F - Apas Batiment Travaux Publics Guyancourt - 78

Pour notre service social du travail interentreprise, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) en CDI A TEMPS PARTIEL 10h50/SEMAINE, au sein de notre site adhérents basé à Guyancourt (78).

LA MISSION :
Le service social du travail interentreprises de l'APAS-BTP accompagne les entreprises adhérentes dans la promotion de leurs politiques sociales.
Votre rôle sera d'accueillir et d'orienter les bénéficiaires et adhérents du pôle social.

Les activités du poste :
- Accueillir et informer
- Garantir la permanence d'un premier espace d'écoute auprès des bénéficiaires, des adhérents, des IRP, des partenaires internes et externes, en direct, par téléphone, par voie numérique
- Qualifier les demandes et favoriser la meilleure orientation
- Être l'interlocuteur de l'APST (Association paritaire de santé au travail), et assurer la mise en oeuvre de la convention avec l'APST pour les salariés non bénéficiaires : orientation, planning, comptabilisation des heures pour la facturation
- Être l'interface entre les différents professionnels de l'association, les bénéficiaires, les adhérents et les partenaires extérieurs.
- Accompagner le bénéficiaire dans la création d'un espace personnel numérique, de leur compte APAS- BTP

Assurer les missions administratives :
- Assurer les tâches de secrétariat auprès du responsable et des équipes : rédaction de courriers, comptes rendus et rapports, gestion des agendas et des absences, effectuer un reporting de l'activité du service
- Gérer les stocks et approvisionnements des supports de communication
- Constituer les dossiers administratifs nécessaires au traitement des problématiques du bénéficiaire (sous format papier et numérique) et en assurer le suivi jusqu'à l'archivage
- Collaborer au suivi administratif des actions en faveur des bénéficiaires (recueil et inclusion des documents dans les dossiers, (tel organismes, rappel, suivi des dossiers envoyés.)
- Créer et actualiser les fiches bénéficiaires et entreprises dans le logiciel métier
- Etablir les liaisons nécessaires avec le service adhésion
- Elaborer des tableaux de bord pour les demandes d'aides financières afin d'assurer un reporting auprès des entreprises
- Participer à la coordination de fonctionnement du Comité d'Entraide de l'entreprise
- Être l'interlocuteur de l'entreprise pour les demandes de logement : recueil, priorisation, statistiques, participation aux réunions.
- Collaborer avec les médecins du travail : gestion des signalements, suivi des demandes, suivi des orientations, retour aux médecins
- Gérer le partenariat avec la CNAV (caisse nationale d'assurance vieillesse), préparation des dossiers.
- Participer aux groupes de travail du pôle social (Compte rendu, recherche thématiques, préparation d'ateliers numériques...)

Informations complémentaires :
Contrat : CDI
Temps de travail : 10h50 par semaine soit 45h50 par mois.
Horaires et jours de travail à la convenance du salarié, sauf le jeudi où la présence sur site est obligatoire car absence du binôme, travaillant sur les mêmes tâches principales.
Rémunération pour temps partiel : 688.78€ brut mensuel
Lieu du poste : Guyancourt (78)

Experience : 1 An(s) - Administratif ET accueil

Compétences : Gestion administrative du courrier, Techniques de prise de notes, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative d'une activité, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Autres activités auxiliaires de services financiers, hors assurance et caisses de retraite, n.c.a.

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.