Assistant Administratif CFA H/F - Gip Formation Continue et Insertion Prof Guyancourt - 78

Assure l'assistance administrative de la responsable de service. Assure une interface à l'interne et à l'externe

Missions principales :
- Assurer les tâches administratives en appui à la responsable de service
- Assurer le suivi des demandes d'ouvertures de formation en lien avec la responsable de service et les services de la DAFPIC. Mettre à jour le tableau de suivi.
- Assurer la réponse aux UFA et l'information interne au CFA en lien avec la responsable de service
- Assurer la mise à jour, la gestion et l'information relatives au portail NET CANDIDAT (nouvelles formations à créer, modalités d'inscription des candidats.)
- Élaborer, transmettre et suivre les conventions de création d'UFA, mettre à jour le tableau de suivi
- Assurer l'accueil physique et téléphonique. Gérer le courrier et en assurer la traçabilité.
- Être un appui au responsable de service dans la communication : assurer l'interface avec les interlocuteurs externes, gérer la communication sortante du service via la boite fonctionnelle du service apprentissage.
- Assurer l'interface avec les interlocuteurs internes et externes (prises de RDV, entretiens)
- Planifier les entretiens annuels, préparer les documents supports (partie administrative)
- Assurer la mise à jour et le suivi des tableaux les demandes de congés, télétravail, régularisation TIPI et transmettre les informations aux différents interlocuteurs
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser
- Assurer la logistique, l'organisation, la préparation et le suivi des réunions ainsi que la formalisation des comptes rendus de réunions
- Saisir et mettre à jour des bases de données
- Être en appui au déploiement de la démarche qualité

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Connaissance d'YPAREO (gestion des apprentis), Maîtrise du Pack Office, Savoir gérer son temps, établir des priorités, Capacité d'adaptation, Sens de l'organisation, Avoir l'esprit d'initiative, autonomie, Être disponible et à l'écoute,Sens relationnel, Savoir travailler en équipe, fiabilité

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL :

- Activités du service : Le service apprentissage du GIP FCIP de l'académie de Versailles, nommé « CFA académique », a pour objectif de fédérer sous son égide, l'ensemble des unités de formation par apprentissage (UFA) de l'académie de Versailles et ainsi de renforcer le statut d'apprenti dans la plupart des établissements publics mais également dans des établissements privés.
- Composition et effectifs : Il compte plus de 2100 apprentis répartis dans 90 UFA. Une équipe de 20 personnes assure l'ensemble des missions dédiées à ce service.
- Liaisons hiérarchiques : responsable administratif du CFA académique
- Liaisons fonctionnelles : autres services du GIP-FCIP