2024-5784 Assistante Administrative H/F - Conseil départemental des Yvelines Versailles - 78

MISSIONS PRINCIPALES

Appui Administratif : 30%

Soutien aux chargés de travaux et chefs de projets (veille réglementaire et documents administratifs, BDC)

Relance entreprises (délais/interventions)

BSDA (TrackDéchets)

Actions transversales dans la continuité de service de la SDTI

Suivi opérationnel : 30%

Création et mise à jour de tableaux de bords (suivi de travaux / levées des observations de vérifications techniques)

Mise en place de documents administratifs (chrono/contacts)

Gestion des fournitures

Gestion des courriers / Demandes PC / AT / DC4

Suivi OS/Avenants

Suivi de la gestion documentaire : 30%

Annuaire global et lié avec Outlook

Suivi des documents sur l'application de signature électronique «I-Parapheur» pour l'ensemble de la SDTI

Actions portées en collaboration avec le Chef de Service Administratif DP (10%)

Mise en place de l'ensemble des documents nécessaires pour l'utilisation des marchés à bons de commande (coordonnées, chronos...)

Tenue d'un tableau de bord commun DB des montants engagés par lot

Suivi des relations entreprises

Création d'un tableau de suivi des difficultés rencontrées avec les entreprises titulaires des marchés et animation des réunions « référents marchés »

Suivi et mise à jour des clauses d'insertion

Mise en oeuvre des contrôles aléatoires des quantités des bons de commande

Suivi du fichier des bons de commande ayant des prestations hors BPU

ORGANISATION

L'assistante administratif travaille dans un pôle d'assistantes et remplacera pendant les absences et vacances les missions des autres assistantes, notamment :

Accueil des nouveaux collaborateurs

Suivi des congés

Communications avec les collèges, le Président, et en interne

Création et suivi des demandes sur AirDélib

DÉPLACEMENTS ET RÉSIDENCE ADMINISTRATIVE

L'assistante devra se déplacer sur les sites de Trappes, des Mureaux, de Saint-Germain (possiblement d'ici 1 an), et de Guyancourt 2 jours par semaine. Sa résidence administrative pourra être l'un de ces sites.

Nb d'années d'expérience min. requis :

Minimum 2 ans

Niveau de diplôme requis

Bac

Formation (diplômes, certifications, agréments...)

Bac Pro Gestion-Administration ou équivalent : Maîtrise des bases de la gestion administrative et des outils bureautiques.

BTS Assistant de Gestion PME-PMI ou équivalent : Compétences en gestion administrative, commerciale et comptable

Licence Professionnelle Métiers de l'Administration ou équivalent : Approfondissement des connaissances en gestion administrative, juridique et financière des organisations.

Formations complémentaires : Utilisation des logiciels de gestion documentaire, outils de communication (Outlook, AirDélib), et techniques de gestion de projet.

Savoir-faire :

Gestion Administrative : Maîtrise des processus administratifs et réglementaires, capacité à gérer des documents officiels, utilisation des outils bureautiques et logiciels de gestion documentaire.

Suivi Opérationnel : Compétence en création et gestion de tableaux de bord, suivi des travaux, coordination des différentes étapes de projets.

Communication : Aptitude à relancer efficacement les entreprises, à coordonner les informations entre les équipes, et à assurer une bonne circulation de l'information.

Collaboration : Capacité à travailler en équipe, à collaborer avec différents services, à soutenir les chefs de projet et le chef de service administratif.

Organisation : Gestion efficace du temps et des priorités, rigueur dans le suivi des documents et des procédures.

Savoir-être :

Rigueur : Précision et exactitude dans le travail, respect des procédures et des délais.

Réactivité : Capacité à répondre rapidement aux demandes et à s'adapter aux imprévus.

Autonomie : Capacité à travailler de manière indépendante, à prendre des initiatives et à résoudre les problèmes.

Esprit d'équipe : Aptitude à collaborer avec les collègues, à contribuer à un bon climat de travail, et à participer activement aux projets communs.

Discrétion : Confidentialité et éthique dans la gestion des informations sensibles.

Polyvalence : Adaptabilité à différentes tâches et flexibilité face aux changements de priorités.

Permis B obligatoire

La Direction des Bâtiments assure la gestion, l'entretien et le développement d'un parc immobilier de près d'un million de mètres carrés. La typologie des bâtiments concernés se compose principalement des 114 collèges gérés par le Département, mais aussi des bâtiments affectés aux services sociaux, à la gendarmerie nationale, aux centres d'incendie et de secours et aux activités culturelles du Département et autres.

La Sous-Direction des Travaux et Intervention regroupe les opérations de travaux de maintenance de premier niveau réalisées par les ATC jusqu'à la réalisation de travaux d'aménagement d'un montant de 5 millions d'Euros maximum.

Elle est décomposée en 4 activités : la communauté ATC, la régie de travaux, l'agence travaux réalisant des opérations via des entreprises extérieures en maîtrise d'oeuvre interne et le service travaux d'aménagement réalisant la conception et la réalisation des opérations via des prestataires externes.