Assistante Administrative Polyvalente H/F - Sinclair Ressources Paris - 75

Au sein du service support constitué de 8 personnes, vos missions porteront sur divers aspects :

Secrétariat

Accueillir les visiteurs, identifier leurs besoins et les orienter vers le bon interlocuteur.
Gérer le standard téléphonique : répondre aux appels, les rediriger, et gérer les messages en cas d'absence.
Traiter le courrier (électronique et papier) : réception, envoi, diffusion interne, rédaction, classement et archivage.
Organiser les expéditions (Chronopost, La Poste, coursiers, etc.).
Superviser la gestion des boîtes mail dédiées au secrétariat et rediriger les messages si nécessaire.
Planifier et réserver les voyages, déplacements et événements pour les dirigeants (transport, hébergement, etc.).
Assurer l'intendance quotidienne de l'agence : suivi des stocks et commandes de fournitures (papeterie, produits d'entretien, alimentaires).
Partager les communications internes sur le réseau de l'agence.

Administration et comptabilité

Gérer le suivi administratif des contrats fournisseurs liés aux consommables (classement, numérisation, archivage).
Mettre à jour et assurer la maintenance du répertoire de contacts.
Effectuer une veille active sur les fournisseurs et leurs offres.
Préparer les pièces comptables pour transmission mensuelle au comptable et collaborer avec l'expert-comptable lors de la clôture annuelle.
Contribuer ponctuellement à la constitution des dossiers d'appels d'offres.
Coordonner le démarrage administratif des concours et assister à la mise en forme des documents administratifs nécessaires.

Ressources humaines

Gérer la préparation et le suivi des notes de frais.
Constituer les dossiers administratifs pour l'intégration des nouveaux collaborateurs.

Ce rôle central et polyvalent requiert une grande rigueur, une excellente organisation et une bonne autonomie. Une aisance relationnelle est également essentielle pour collaborer efficacement en équipe et véhiculer une image dynamique et professionnelle de la structure.

Une expérience dans un poste comparable (en agence d'architecture, bureau d'études, etc.) ainsi qu'une connaissance du vocabulaire technique lié au secteur du bâtiment seraient un atout. Une maîtrise avancée du Pack Office est indispensable.

Expérience souhaitée : 2 ans minimum
Rémunération : 27.6 à 36 K€ sur 12 mois
Poste à pourvoir immédiatement

Nombreux avantages financiers

Créé en 2004, Sinclair Ressources propose à ses candidats l'accès à des offres d'emplois en intérim, CDD ou CDI.
Le Consultant que vous rencontrerez dispose d'une double expertise : il est à la fois spécialisé sur les métiers pour lesquels il recrute et dédié à une zone géographique afin de vous offrir la meilleure proximité possible.
Actuellement, nous recherchons pour notre client, société de 80 collaborateurs située à Paris, un(e) Assistante administrative polyvalente H/F, dans le cadre d'un CDI.