Assistant·e de Direction Secrétariat Général Ght H/F - Fédération Hospitalière de France Chalon-sur-Saône - 71

Descriptif

Descriptif du poste :

Poste Proposé :

Assistant.e de Direction au Secrétariat Général du GHT Saône-et-Loire Bresse Morvan et de la Direction Commune /

Communication

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Secrétariat :

Gestion des agendas, des appels téléphoniques du Secrétaire Général Territorial.

Organisation, préparation et suivi des réunions.

Organisation d'événements ponctuels (en lien avec la communication).

Centralisation/diffusion de documents.

Tenue des dossiers / Transmission des informations / Rédaction de courriers / mails.

Suivi des plannings et demandes de congés et CET des Directeurs Délégués de la Direction Commune.

Instances :

Elaboration du planning général annuel des instances des établissements de la Direction Commune et des instances du GHT en collaboration avec les secrétariats des établissements.

Lien avec les établissements de la Direction Commune pour les sujets communs des ordres du jours, diffusion des documents, suivi des avis, planification des instances du GHT.

Elaboration des projets d'ordres du jour du Comité Stratégique, Comité Territorial des élus Locaux, Conférence Territoriale de Dialogue Social.

Envoi des convocations, participation aux séances pour prise de notes, rédaction du compte-rendu, élaboration des avis.

Conventions :

Rédaction d'un document type.

Adaptation du document selon le type de la structure ou de l'établissement partenaire et la nature de la convention.

Echanges avec les établissements sur les modalités de mise en place des coopérations jusqu'à validation et signature.

Suivi, mise à jour.

Communication :

Appui au Directeur de la Communication en lien avec la Cellule Communication.

Projet Médical et de Soins Partagé du Territoire (mise à jour) : Coordination administrative des réunions, des entretiens, groupes de travail en lien avec le prestataire et les interlocuteurs sur les établissements.

Diffusion des documents.

Base documentaire :

Centralisation, mise à jour et relai auprès des directions déléguées des documents et supports communs GHT/Direction Commune.

Appui aux secrétariats de direction sur les organisations des instances.

Elaboration de tableaux de données et suivi (effectifs, tableaux des personnels mis à disposition).

Modélisation délégations de signature et mise à jour.

Modélisation suivi des congés des directeurs délégués.

Missions spécifiques :

Sur des dossiers particuliers/ponctuels : interface entre les différents établissements / services. Vigilance sur le respect des délais.

Gestion des courriers, mails et transmission aux personnes concernées.

Organisation des emplois du temps, des visites, des réunions.

Suppléance :

Relai de l'assistante du Directeur Général pour continuité de service durant ses absences.

Profil recherché :

SAVOIR - ETRE

Savoir travailler en équipe

Qualités d'organisation

Etre à l'écoute

Etre efficace et persévérant pour atteindre un objectif défini

Dynamique

Discrétion professionnelle

Etre force de proposition

APTITUDES

Disponibilité

Rigueur

Méthode

Courtoisie

Sens de l'organisation

LIEU D'EXERCICE : Centre Hospitalier de Chalon-sur-Saône

POSTTTONNEMENT HIERARCHIQUE :

Liens Hiérarchiques : Directeur Général, Secrétaire Général.

Liens fonctionnels avec les équipes des établissements de la Direction Commune : équipe de Direction, secrétariats des

établissements, Présidence de CME.

Relations externes : Agence Régionale de Santé (ARS), Mairies, Conseil Départemental, structures et établissements du

territoire.

GRADE : Adjoint des Cadres Hospitaliers