Assistant Administratif H/F - Assoc Diocesaine de Lyon Vénissieux - 69

Au sein de la Paroisse Saint-Philippe de Vénissieux, en lien avec votre équipe et les différents interlocuteurs liés à vos missions, vous prenez en charge :

L'accueil et le secrétariat général :
- Accueillir et orienter les visiteurs, gérer les appels téléphoniques, courriers et emails.
- Fournir des renseignements divers et répondre aux demandes spécifiques.
- Suivre les stocks et passer les commandes de matériel administratif, mobilier, de ménage et d'hygiène
- Gérer les abonnements aux revues et presse.
- Collaborer avec la comptabilité pour le suivi des factures.
- Tenir à jour les plannings d'occupation des salles paroissiales et des églises, Assurer la gestion des réservations pour les salles de réunion
- Gérer le calendrier des célébrations, des célébrants et les plannings des différentes équipes.
- Faire le lien avec les prêtres de la paroisse sur toute demande reçue.

La communication :
- Préparer et diffuser la feuille d'annonces hebdomadaire ainsi que la newsletter numérique.
- Mettre à jour le site, la page Facebook et autres réseaux sociaux.

La gestion des dossiers spécifiques :
- Assurer la gestion administrative des baptêmes, mariages et funérailles : réception des demandes, préparation des dossiers, prise de rendez-vous, suivi des dérogations et invitations aux temps de préparation.
- Soutenir les équipes (baptême, mariage, funérailles) dans leur organisation, matériel et inscription aux formations.

L'Administratif et le soutien aux équipes :
- Administrer la base de données paroissiale (Enoria) et suivre l'équipe des accueillants.
- Tenir à jour les registres paroissiaux (baptêmes, mariages, funérailles) et établir des copies d'actes.
- Préparer les feuilles de chants, documents pour les célébrations, et effectuer les achats nécessaires au bon déroulement des célébrations.

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative d'une activité, Classer des documents, Définir des besoins en approvisionnement, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités des organisations religieuses

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.