Responsable Archives Dossier Patient et Identitovigilance H/F - Fédération Hospitalière de France Tarare - 69

Descriptif

PRESENTATION GENERALE ET SITE D'AFFECTATION

Présentation générale :

Les Hôpitaux Nord-Ouest Tarare-Grandris comptent 424 lits et places : 62 lits de médecine, 30 lits de SMR, 12 lits de court séjour gériatrique et 320 lits d'EHPAD. Ils disposent également d'un plateau technique avec 2 salle de blocs ambulatoires, d'un service d'imagerie médicale (scanner, radiographie, échographie, doppler, mammographie), d'un plateau de rééducation et des consultations spécialisées.

De construction récente (2017), l'hôpital de Tarare se situe à 45 km de Lyon dans une ville qui offre une qualité de vie élevée dans un environnement privilégie (centre-ville de Lyon à 40 minutes, accès direct gare SNCF).

Le Responsable Archives, dossier patient et identitovigilance est rattaché au médecin DIM.

MISSION GENERALE ET ACTIVITES DU POSTE

Mission générale :

Responsable des archives du dossier patient et de l'identitovigilance pour l'HNO TAG

Activités du poste :

Le responsable des archives a pour rôle d'assurer à la fois la collecte, le tri, le classement et la communication de toutes les archives générées par les services de l'Hôpital Nord-Ouest Tarare (hôpital, EHPAD et IFAS), sur support papier et informatique, dans le respect des règles juridiques en vigueur. La conservation des archives par l'établissement ne concerne pas les archives définitives, celles-ci devant être versées aux Archives Départementales.

Le responsable des archives est associé aux projets institutionnels afin de d'améliorer en amont la gestion de l'information produite par l'établissement.

Le responsable des archives est le correspondant identitovigilance pour l'ensemble de l'établissement et membre de droit de la cellule identitovigilance.

Le poste s'inscrit dans une dynamique territoriale impulsée par le GHT (DIM et Direction informatique de GHT) ce qui permet un exercice en autonomie mais en réseau et l'association à la dynamique de travail et de projets du GHT.

CONNAISSANCES et COMPETENCES REQUISES

Prérequis formation/expérience : Master 2 spécialité archives

Connaissances principales :

GESTION DES ARCHIVES : les « 4C »

COLLECTER
- Organisation et prise en charge de versements

CLASSER
- Etablissement d'un instrument de recherche conforme à la réglementation
- Etablissement d'un récolement des archives
- Tri et éliminations réglementaires

CONSERVER
- Rangement dans des conditionnements adaptés et dans des locaux
- Recherche des dossiers égarés

COMMUNIQUER
- Communication aux services administratifs
- Communication aux secrétariats médicaux (Dont recherche d'antériorités)
- Communication des dossiers médicaux aux patients ou à leurs ayant-droits
- Communication au public au titre des archives publiques
- Suivi des communications

ORGANISATION DES ARCHIVES :

Plan d'archivage et tableaux de gestion

Sensibilisation, conseil et formation des agents à la gestion de leurs propres dossiers et à l'utilisation des outils archivistiques mis à leur disposition


Mise en place de procédures et protocoles

Participation aux projets institutionnels

GESTION DU SERVICE

Accessibilité à tous

Gestion administrative du service et du personnel (locaux, matériel, ressources humaines, etc.)

IDENTITOVIGILANCE : référent identitovigilance de l'établissement

Fonctions :
- Organiser l'identitovigilance au sein de l'HNOTAG conformément aux exigences réglementaires et aux bonnes pratiques d'identitovigilance
- Etre l'interlocuteur privilégié de la direction, des instances et de l'ensemble du personnel en matière d'identitovigilance

Missions :
- Pilote la cellule identitovigilance HNOTAG
- Représente l'établissement au sein de la COMIV GHT
- Participe à l'élaboration de la politique d'identitovigilance des patients en lien avec la direction, les instances et la COMIV
- S'assure de l'adéquation des pratiques avec les exigences de l'identitovigilance
- Assure le suivi des indicateurs locaux définis en CIV et mène des audits réguliers
- Analyse les événements indésirables liés à l'identitovigilance, propose les actions correctives
- Rédige les procédures locales et participe à la rédaction des procédures GHT
- S'assure de la formation et de la sensibilisation du personnel
- Supervise les activités d'identitovigilance et le traitement des anomalies (doublons, collisions, fusions, etc.) à partir des signalements internes et des signalements externes en provenance d'autres établissements du GHT ou de partenaires, en particulier le laboratoire
- Réalise la veille réglementaire et technique
- Dans le cadre de la certification, prépare avec le RAQ-GR la cartographie des risques et gère le processus en tant que copilote, participe aux instances de pilotage qualité

GESTION DU DOSSIER PATIENT INFORMATISE

Ouverture et clôture de droits d'accès

Paramétrage de documents

Dépannage de premier recours

Compétences métiers/techniques :

La réglementation des archives des Etablissements Publics de Santé

L'arrêté interministériel de 1968 déterminant le cadre de classement des archives anciennes et modernes et les tableaux de gestion de 1994 à 1996, ainsi que les législations postérieures applicables aux établissements publics de santé

La législation applicable à la communication de dossiers médicaux

L'institution dans son intégralité ainsi que le fonctionnement des services

L'ensemble des documents archivés par les services et les lieux d'archivages

La nature et l'origine du document à archiver

Les instruments de recherche issus du cadre de classement

Compétences transversales :

Utiliser le cadre de classement par séries

Utiliser la procédure du dossier patient classé par NPP (numéro patient permanent)

Gérer (ajouter, conserver et détruire) les archives médicales et administratives

Manipuler les outils informatiques Office et outils métiers (bases de données, outils de recherche

Réactualiser le plan d'archivage de l'établissement

Savoir être :

Méthode

Rigueur

Sens de l'écoute

Respect du secret professionnel

Sens du travail en équipe

IDENTIFICATION DU POSTE

Grade : Attaché d'administration hospitalière, Technicien supérieur Hospitalier ou Adjoint des cadres

Métier : Responsable des archives

Type de contrat : Titulaire ou CDI

Date de prise de poste souhaitée : 06/01/2025

CONDITIONS DE TRAVAIL

Quotité de travail : Poste à temps plein avec possibilité d'exercice à temps partiel

Horaires et organisation de travail : Forfait jour