Responsable Cellule Gestion du Temps de Travail H/F - Fédération Hospitalière de France Lyon - 69

Rejoindre Le Vinatier, c'est aussi bénéficier de nombreux avantages sociaux : crèche hospitalière, service de conciergerie, self ou chèques déjeuner, association sportive, prise en charge partielle de l'abonnement TCL, forfait mobilité durable et CGOS.

Dans le cadre de la politique handicap, les postes sont ouverts à toutes les candidatures professionnelles.

Activités principales

Au sein de la Direction des ressources humaines, le responsable est le référent du temps de travail non médical pour l'établissement. A ce titre il assure la gestion des logiciels OCTIME et STAFFELIO. Il est garant du respect de la réglementation en matière de gestion du temps de travail. Le référent GTT est également amené à porter des projets dans le cadre des révisions des organisations de travail en lien avec le Directeur des ressources humaines adjointe et la Direction des soins.

ACTIVITES PRINCIPALES

Conseil au directeur et proposition d'actions :

Proposer au directeur des ressources humaines adjoint des actions d'amélioration ou correctives en matière de gestion du temps de travail

Proposer des actions à mener en lien avec la réglementation et ses évolutions

Mettre en uvre les décisions prises en matière de gestion du temps de travail

Recenser les besoins des utilisateurs, participer à des réunions de travail avec les informaticiens, entretenir les relations avec les référents logiciel de temps de travail des établissements

2. Gestion du logiciel OCTIME

2.1. Maintenir et faire évoluer le logiciel en fonction des besoins législatifs et institutionnel

En lien avec le prestataire et la Direction des Systèmes d'Information (DSI), assurer les paramétrages de l'outil pour intégrer les différentes évolutions impactant le logiciel (exemple : réglementation, fichier structure, interfaces, droits utilisateurs) ;

Suivre l'évolution des métiers et grades en collaboration avec la DSI ;

Créer et adapter les cycles de travail lorsque nécessaire, à la demande des pôles, en veillant à leur conformité avec la législation, l'accord local et la note Gestion du Temps de Travail (GTT) en vigueur ;

Travailler la levée des anomalies avec les cadres pour permettre l'interface paie ;

Assurer le contrôle et la veille technique du bon paramétrage du logiciel.

Etre garant de l'adaptation de l'outil de gestion du temps (OCTIME) aux réglementaires RH nationaux et locaux.

2.2. Contrôler les éléments variables de paie (EVP) en vue de fiabiliser la paie

Effectuer mensuellement les contrôles préliminaires à la validation des EVP dans le respect de la check-list établie avec les commissaires aux comptes ;

Extraire et traiter des données pour l'ensemble des pôles et la Direction de manière systématique et/ou à la demande ;

Vérifier mensuellement le planning des agents en temps partiel thérapeutique ;

Contrôler et saisir les demandes de Compte Épargne Temps (CET) ;

Assurer le contrôle des éléments suivants :

Bénéficiaires de primes variables ;

Bénéficiaires de jours fériés.

Assurer un contrôle des Absences À Qualifier (AAQ) et des Absences Diverses non rémunérées (ADIV) en collaboration avec la DRH et les responsables d'encadrement.

Gérer les plannings des études promotionnelles et des CFP.

Assurer avec le service informatique la bonne intégration des éléments variables de paie.

3. Gestion du logiciel STAFFELIO

3.1. Maintenir et faire évoluer le logiciel

Assurer les paramétrages de l'outil pour intégrer les différentes évolutions impactant le logiciel (exemple : réglementation, fichier structure, interfaces, droits utilisateurs) ;

Suivre l'évolution des compétences et des affectations des personnels remplaçants ;

Présenter et justifier l'utilisation des enveloppes RH (Suivi des budgets et dépenses)

Centraliser, coordonner et réguler les heures supplémentaires des personnels soignants en lien avec les pôles cliniques et/ou le Bureau de Coordination.

Assurer le lien fonctionnel entre la Direction des Ressources Humaines et le prestataire STAFFELIO.

3.2. Accueil des personnels

Tenir la permanence d'accueil pour les nouveaux professionnels souhaitant s'inscrire à la bourse aux heures supplémentaires ;

Recevoir les agents en difficulté avec l'application ou leur support informatique (smartphone et tablette).

4. Formation aux outils GTT et Résolution des situations problématiques

4.1. Accompagnement pédagogique auprès des cadres et gestionnaires RH

Construire et actualiser les outils de formation aux logiciels OCTIME et Hublo, à la législation relative au temps de travail (en lien avec la DRH) ;

Participer à l'élaboration de procédures spécifiques ou de documents supports pour l'utilisation des logiciels;

Former les responsables d'encadrement soignants, administratifs, techniques et logistiques, utilisateurs de OCTIME Manager et de STAFFELIO à l'utilisation de ces outils ainsi qu'à la législation sur le temps de travail ;

Etre l'interlocuteur privilégié des gestionnaires de la DRH pour toute aide et /ou conseil relatif au logiciel OCTIME;

Assurer le contrôle de la bonne utilisation du logiciel OCTIME par l'encadrement et les gestionnaires du logiciel;

Assurer une assistance individualisée aux utilisateurs d'OCTIME.

4.2. Analyse et résolution des problèmes techniques des utilisateurs via la hotline et le progiciel OCTOPUS

Assurer une hotline « Cellule GTT » afin de venir en aide de manière continue à l'ensemble des personnels d'encadrement utilisateurs du logiciel OCTIME ;

Traiter et suivre les demandes d'intervention sur le progiciel Octopus ;

Distinguer et qualifier les problèmes techniques afin d'orienter au mieux les actions correctrices en prenant attache soit auprès des utilisateurs soit auprès de la DSI voire de l'éditeur.

Apporter les corrections de saisie sur le logiciel OCTIME que l'encadrement de proximité ne peut pas ou plus réaliser lui-même ;

Etre l'interlocuteur privilégié pour les questions relatives au réglementaire RH, donc il facilite la circulation de l'information entre la DRH et les différents utilisateurs.

5. Gestion des commandes de personnels intérimaires en suppléance du gestionnaire

Transmettre aux agences d'intérim les demandes de mission pour les commandes de personnels non médicaux émises par les pôles ;

S'assurer de leur traçabilité sur le logiciel OCTIME et vérifier la concordance des informations transmises par les agences d'intérim et celles saisies sur OCTIME ;

Valider les relevés d'heures et signer les contrats ;

Réaliser les bons de commande intérim ;

Vérifier et liquider les factures émises par les agences d'intérim

Suivre les budgets polaires alloués pour l'intérim ;

Entretenir une relation client qualitative avec l'ensemble des prestataires (réunion annuelle, gestion des éventuels contentieux).

Assurer le lien fonctionnel entre la Direction des Rssources Humaines et les différents prestataires du marché en cours.

Prépare pour la DRH, les éléments du marché relatif à l'intérim (nouveaux marchés ou avenants).

Activités spécifiques

Extraction de données statistiques

Établir un suivi des statistiques relatives à l'exercice du droit de grève ;

Contribuer aux différentes enquêtes relatives à la gestion du temps de travail sur l'établissement ;

Extrait du logiciel les données qualitatives et quantitatives nécessaires au Rapport Social Unique

Animer le groupe cadre « OCTEAM »

Garantit la constitution pérenne d'un groupe de travail constitué d'un cadre de santé de proximité pour chaque pôle clinique, d'un cadre issu du Bureau de Coordination et d'un groupe de travail pour les services « support ».

Animer mensuellement ces groupes et assurer l'ordre du jour préalable à chaque réunion et rédiger le compte-rendu de chacune de ces réunions et qu'il diffuse aux CSS et à chaque membre du groupe OCTEAM.

Assurer à travers l'animation de ce groupe de travail permanent la diffusion des évolutions du logiciel OCTIME, mais aussi de l'amélioration et de l'harmonisation des pratiques de gestion du temps de travail par l'encadrement.

Mettre à jour les missions confiées à ces groupes.

Encadrement du référent GTT

Assurer le management du gestionnaire Temps de travail

Implication au sein de l'institution

Participer aux groupes institutionnels portant sur les organisations de travail

Collaborer avec les directions fonctionnelles et notamment la direction des soins pour les sujets relevant du temps de travail

Assurer l'intérim des mises à jour de planning sur des absences de courte durée,

Collaborer avec les gestionnaires de la Protection Sociale et des Affaires Statutaire pour la mise à jour et les modifications réglementaires à effectuer si besoin.

Exigences du poste

Expérience professionnelle

Expérience professionnelle en gestion de planning en tant que cadre ou de référent GTT

Connaissances spécifiques attendues

Maitriser le réglementaire et être à l'aise face à un environnement informatique Avoir un entrainement à la réalisation des plannings et maitriser la logique des emplois du temps dans un service de soins (24/24 et 365/365)

Maîtrise des outils bureautiques et notamment Excel (niveau avancé de traitement de données) et PowerPoint;

Connaissances souhaitées des logiciels OCTIME et STAFFELIO (fonctionnalités et technicité) ainsi que des logiciels MAGH2 et AGIRH (connaissances générales) ;

Qualités professionnelles

Faire preuve de diplomatie

Savoir s'affirmer et porter une décision

Faire preuve de discernement

Faire preuve d'implication et de pédagogie.

Etre en mesure de travailler en équipe pluridisciplinaire

Descriptif

Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole est un établissement de référence nationale en psychiatrie. Son campus hospitalier, situé sur la commune de Bron, aux portes de Lyon, est un des plus grands ensembles hospitaliers, universitaires et de recherche dédiés à la santé mentale d'Europe.

Il déploie son activité à la fois sur son site principal mais également sur de nombreux sites extra-hospitaliers, au cur de la Métropole de Lyon, situés au plus près du lieu de vie du patient. Organisé autour de 10 Pôles de Soins, l'établissement dispose de l'ensemble des niveaux d'intervention, des soins courants aux activités de recours et d'expertise.

Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole défend un projet de santé globale, soucieux de l'implication des usagers comme des professionnels. Il porte un modèle d'organisation durable dans lequel les professionnels sont accompagnés dans leur montée en compétences et reconnus dans leur pouvoir d'agir.

Notre établissement est devenu en quelques années un acteur de premier plan de l'innovation en santé mentale. La transformation systémique de son offre de soins fait aujourd'hui du Vinatier un modèle pouvant faire référence pour les soins psychiatriques en France et en Europe.