Chargé d'Accueil & Assistant des Supports Administratif H/F - Comite Regional Olympique et Sportif Auv Lyon 7e - 69

  • BEP, CAP
  • Bac
  • Bac +2
  • Bac +3, Bac +4
  • Bac +5
  • Service public des collectivités territoriales
  • Exp. - 1 an
Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents de la Maison des Sports et de tout type de public :
- Accueillir les résidents et le public sur place ou par téléphone avec amabilité ;
- Renseigner les résidents et le public sur place ou par téléphone ;
- Recevoir, filtrer et orienter les appels ;
- Gérer le courrier entrant et sortant ;
- Gérer la prise de rendez-vous ;
- Gérer la documentation ;
- Assurer le suivi de communication entre l'accueil, les résidents et le CROS (élus et salariés) ;
- S'adapter à tous aléas (rendez-vous extérieurs, changements d'emploi du temps de dernière minute).

Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement (connaître l'organisation et les missions des différents services ou résidents) ;
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image du CROS (propreté du hall, disposition des sièges et bureaux, etc.) ;
- Orienter le public vers les services ou résidents, accompagner et présenter les visiteurs ;
- Gérer les demandes du public ;
- Alerter sur la propreté de la MRS : propreté des espaces communs (salle de convivialité ; salle café CROS ; salles de réunion).
- Assurer la gestion du secrétariat général et des moyens matériels :
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de réunions ;
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques ;
- Gérer les badges ou codes d'accès au bâtiment, salles de réunion et aux bureaux ;
- Établir et transmettre le reporting pour la facturation des locations de salles par les services de la Région AURA ;
- Gérer les prestataires extérieurs : ménage, alarmes, ascenseur, informatique, poste, impression et assurer les rendez-vous pris par la Région
- Gérer la flotte des imprimantes communes et les lignes téléphoniques fixes.
- Préparer les salles de réunion et l'accueil pour les organes de gouvernance du CROS (BE, BD, CA, Conseil des Présidents, EDT etc., ainsi que les documents de réunions
- Assister administrativement l'organisme de formation
- Gestion et traitement de la boite mail dédiée
- Suivre et traiter le processus d'inscription des stagiaires
- Assurer le suivi administratif de l'OF, notamment sur Digiforma
- Assurer toutes les tâches définies dans le dossier de certification de l'OF

Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
- Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier
- Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivé » ;
- Afficher et diffuser l'information ;
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.

Assurer les tâches administratives courantes :
- Rédiger ou traiter mettre en forme des documents, notes, courriels, etc. ;
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus ;
- Gérer les invitations reçues à la Présidente et les ventiler ;
- Participer à l'organisation des Événements du CROS ;
- Participer à la gestion administrative de l'Organisme de Formation du CROS.

Savoir
- Connaissance du fonctionnement associatif et des administrations publiques
- Connaissance de la gestion administrative de la formation
- Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques courants notamment Microsoft 365.

Savoir Faire
- Accueillir, filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques ainsi que les personnes
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Renseigner les interlocuteurs
- S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
- Elaborer, adapter et optimiser le planning des salles de réunion
- Organiser et prioriser les activités
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