ou un Agent d'Accueil Poste A-5166 H/F - Collectivité Européenne d'Alsace Sélestat - 67

Accueil
- Accueillir les usagers, les partenaires et les diriger vers les salles d'attente
- Répondre aux appels téléphoniques et de transférer les communications vers le service concerné
- Etablir les statistiques des visiteurs et appels
- Tenir à jour les modes opératoires des activités de l'accueil
- Délivrer les clés, télécommandes et badges aux assistantes des services et pour tout nouvel arrivant, et tenir à jour le registre d'émargement

Courrier/Livraisons
- Assurer la levée de la boîte aux lettres et la distribution dans les casiers
- Réceptionner et informer les assistantes des services de l'arrivée des livraisons
- Maintenir à jour l'écran d'affichage, les documents de communication sur les présentoirs à l'accueil

Salles de réunion/ Bureaux de permanence
- Réserver les salles de réunions pour les demandes extérieures au site et établir les conventions liées

Compétences transversales :

- Communication : Capacité à communiquer de manière claire et efficace, à l'écrit comme à l'oral, avec différents interlocuteurs, tels que les usagers, les collègues et les élus

- Adaptabilité : Capacité à s'adapter aux changements, aux diverses situations de travail, aux nouveaux défis et aux évolutions au sein de la collectivité

- Sens du service public : Engagement dans ses missions, respect des valeurs de service public telles que l'intégrité et la confidentialité dans l'exercice de ses fonctions et souci de répondre aux besoins des usagers

- Ouverture d'esprit : Curiosité intellectuelle, volonté d'apprendre et d'acquérir de nouvelles compétences pour s'adapter aux évolutions de son environnement professionnel

- Esprit analytique : Savoir collecter, analyser et synthétiser des informations pertinentes pour prendre des décisions (dans le cadre de ses responsabilités), résoudre des problèmes et élaborer des recommandations

- Organisation : Aptitude à organiser et à structurer son travail de manière efficace, en priorisant ses tâches et en respectant les délais

- Esprit d'équipe : Aptitude à travailler en collaboration avec les membres de son équipe et à contribuer à un environnement de travail harmonieux et productif

- Connaissance de son environnement de travail : Cadre institutionnel, enjeux, fonctionnement de la collectivité et outils numériques le cas échéant

Compétences métier :

- Capacité à assurer la gestion des réservations des différentes ressources

- Capacité à faire face aux situations difficiles

- Capacité à gérer les demandes particulières

- Connaissance des procédures et des techniques de communication

- Capacité à accueillir et à orienter les visiteurs

Compétences poste :

- Capacité à utiliser les outils de visio-conférence

- Capacité à utiliser les outils bureautiques

- Sens de l'accueil, du contact, courtoisie, réceptivité et qualité d'écoute :

- Ponctualité et assiduité

- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Gérer le planning de salles de réunion, des bureaux de permanence, un pool de véhicules
- Orienter, renseigner le public et apporter un premier niveau de réponse
- Gérer, mettre à jour et afficher des informations dans les locaux
- Réceptionner et trier le courrier.