Assistant de Direction H/F - Pôle Emploi Strasbourg - 67

Vos activités principales :
L'assistant de direction :
- Gère l'agenda, les déplacements de la préfète déléguée :
- Assure le filtrage des interlocuteurs (téléphonique et physique) ;
- Planifie, organise et assure le suivi des réunions ;
- Réceptionne les parapheurs et effectue leur suivi ;
- Traite des dossiers ponctuels et assure le suivi d'affaires réservées ;
- Assure l'accueil physique et téléphonique ;
- Gère les messageries électroniques fonctionnelles ;
- Prend en charge les aspects logistiques (les questions de transport...)
- Gère et commande les fournitures de bureau, ainsi que le mobilier ;
- Assure la gestion du courrier départ et arrivée.
- Activités du service

La préfète déléguée pour l'égalité des chances anime et coordonne les dispositifs de
l'État dans les domaines de l'emploi, de l'éducation, du logement, de la rénovation
urbaine, de la citoyenneté

- Composition et effectifs du service

Le secrétariat est composé d'un agent et travaille en lien avec le secrétariat commun
en charge d'assister le secrétaire général et la secrétaire générale adjointe.

Sa composition et son organisation est susceptible d'évoluer

- Liaisons hiérarchiques

La préfète déléguée pour l'égalité des chances

- Liaisons fonctionnelles

Directeurs de la préfecture, assistants du corps préfectoral et des DDI et partenaires
extérieurs.
DCPPAT / MIP / Chargée de mission en charge de la politique de la ville.
Délégués du préfet.

Localisation administrative et géographique / Affectation

Préfecture du Bas-Rhin
5, place de la République 67073 STRASBOURG Cedex

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.