Assistant Administratif et Commercial - Assistante Administrative H/F - Control Hasparren - 64

Notre agence recherche un assistant administratif et commercial (H/F) au sein de notre agence.

Vos missions principales :

Accueil et information du public :
- Accueillir physiquement et/ou téléphoniquement le public (particuliers et entreprises)
- Répondre aux demandes des clients (en agence, par téléphone ou par mail)
- Orienter les clients en fonction de leurs besoins et assurer le premier niveau d'information.

Orientation et gestion des stages :
- Analyser les besoins des clients
- Proposer des stages adaptés en informer sur les solutions de financement en fonction des situations individuelles.
- Informer la direction des stages non remplis pour une relance ciblée
- Assurer l'envoi des convocations et livrets d'accueil
- Préparer et valider les documents administratifs

Suivi des stages :
- Contrôler les dossiers administratifs des stagiaires'(signature, feuilles d'émargement, durée prévue/suivie)
- Scanner et archiver les documents
- Transmettre les relevés d'heures aux agences d'intérim
- Contrôler les résultats aux épreuves

Gestion commerciale :
- Etablir et envoyer les devis aux clients
- Assurer le suivi et les relances des devis
- Réceptionner les devis signés et les intégrer dans notre système
- Gérer les inscriptions en attente et les planifiés

Gestion administrative des dossiers techniques :
- Monter les dossier administratifs (CPF, OPCO...) et assurer leur complétude
- Réaliser la facturation et transmettre les éléments aux clients ou organismes financeur (attestations, émargements, certificat de réalisation...)
- Soumettre les dossiers finalisés au service gestion facturation

Recrutement et suivi des apprentis :
- Participer au recrutement des apprentis et assurer leur suivi administratif
- Gérer la facturation liée au CFA

Organisation des sessions d'épreuves :
- Déclarer les sessions des CCP ou Titres
- Editer les épreuves et clôturer les PV.

Vous bénéficierez d'une formation au siège social pendant 3 semaines

35 heures hebdomadaires du lundi au vendredi.

Date de début : Dés que possible.

Experience : 1 An(s) - POSTE SIMILAIRE CENTRE FORMATION

Compétences : Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur, Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux, Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis, Vérifier les conditions de réalisation d'une commande

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes