Assistant·e de Direction H/F - Universite Clermont Auvergne Clermont-Ferrand - 63

Profil complet sur le site de l'UCA : 2024115B4

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d'un label d'excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables. Découvrez l'Université

Placé-e sous l'autorité directe de la Directrice Administrative, le/la technicien-ne en gestion administrative assure les fonctions d'assistanat de direction de la Directrice Administrative des UFRs de Médecine et de Pharmacie et de son adjointe.

ACTIVITES ESSENTIELLES :
- Assister la Directrice Administrative dans l'organisation quotidienne de son travail notamment concernant les dossiers récurrents et ponctuels (ex : élections des UFRs)
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions
- Préparer les documents de réunion, organiser les déplacements
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat
- Gérer les agendas et les messageries institutionnelles
- Contrôler les parapheurs avant signature (régularité du signataire)
- Préparer la lettre mensuelle (RH, Sécurité, Administrative, Locaux)
- Suivre des signatures des conventions UFRs
- Appuyer la responsable administrative adjointe dans les tâches administratives RH (classement, suivi des heures supplémentaires, tableaux de bords, statistiques,)
- Appuyer la responsable administrative adjointe dans l'organisation des recrutements
- Gestion de la flotte de PC portables dans le cadre du télétravail occasionnel
- Mettre à jour les listes de diffusion
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs externes et internes
- Classer et archiver les documents administratifs
- Participer aux auctivités générales de service de la formation (concours et examens) et des composantes (JPO, AuverSup,.)

COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Environnement et réseaux professionnels : modes de fonctionnement des administrations publiques
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques de communication

Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité (ADE)
- Rédiger des rapports ou des documents de synthèse
- Savoir construire des tableaux de bord (Excel)
- Respecter les délais et aléas

Compétences comportementales :
- Sens de la confidentialité
- Sens des priorités
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Autonomie

PREREQUIS/FORMATION souhaitée
BTS Assistant de direction, Gestion PME, domaine juridique.

SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :
- Rémunération : Base INM 373 soit 1836.20€ brut mensuel
- Contrat de travail : 35h00 hebdomadaires
- Déplacement possible dans les centres d'examens
- Horaires à adapter selon les périodes de fortes activités (ponctuelles ou anticipées)
- Manutention possible
- Participation aux frais de transports en commun
- Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-aux-personnels
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.