Cadre Médico-Administrative Pédiatrie H/F - Fédération Hospitalière de France La Tronche - 38

Descriptif

Descriptif du poste :

Lieu d'exercice : Site Nord Hôpital Couple Enfant Tranche II Pédiatrie PC médical 3ème étage

Missions du service

Le service de Pédiatrie prend en charge les enfants de 0 à 18 ans. Il est composé d'environ 80 médecins, 22 assistantes médico-administratives et adjointes administratives, plus d'une vingtaine de spécialités, plusieurs centres de compétence.

Champs d'activités :

Consultations(Responsable Dr MASSARDIER)

Plateau des consultations médico-chirurgicales pédiatriques (Médecine, Chirurgie pédiatrique, Néonatologie, Rééducation pédiatrique, Diététiciens, )

Secteur Pédiatrie de spécialités(Chef de service : Dr BOST-BRU)

Adoption, Allergologie, Cardiologie, CRCM (mucoviscidose), CRTLA (centre du langage), Dermatologie, Endocrino-diabétologie, Gastrologie, Gynécologie, Infectieux, Néphrologie, Neurologie, Pneumologie.

Hospitalisation Conventionnelle Pédiatrie Polyvalente + Hospitalisation Neuro-MPR + pédiatrie sociale

Hôpital de jour médical

Secteur Immuno-Hémato-Oncopédiatrie (Chef de service Dr ARMARI ALLA)

Immuno, Hémato, Oncologie, Rhumatologie pédiatrique, maladies rares,

Hospitalisation IHO

Hôpital de jour oncologique

A.J.A.

Service d'accueil des urgences pédiatriques(Dr KHELIF AVANZINI)

Autres interactions :

Psychologues, Cellule d'ordonnancement, CIC pédiatrique, ARC, Bureau des entrées, Tous les services des 2 pôles de l'HCE Pédiatrie Génétique et Mérog.

Equipe administrative composée de 22 à 24 agents : AMA, adjoints administratifs, personnels en reclassement,

Les activités spécifiques au poste

Management Et Coordination Des Assistantes Medico-Administratives et des Adjointes Administratives du service de la Médecine Pédiatrique :

Animer les équipes

Organiser des réunions d'équipe régulières et en assurer le compte-rendu

Organiser et planifier le travail dans les différents secrétariats

Tendre à l'harmonisation des pratiques professionnelles

Veiller à une répartition équitable des tâches

Favoriser les relations directes entre les différents secrétariats

Effectuer un suivi des objectifs déterminés au sein du secteur

Définir des procédures et protocoles liés aux secrétariats

Organiser les remplacements d'agents

Présélectionner et réaliser les entretiens de recrutement,

Assurer les évaluations des personnels : entretien individuel d'évaluation, définir les objectifs annuels, faire le suivi

Rédiger et actualiser les profils de poste, fiches de poste et fiches réflexes de l'ensemble des personnels administratifs

Procéder au recensement des besoins de formation dans la cadre du plan annuel de formation continue et en assurer le suivi

Accueil des stagiaires et formations,

Management des systèmes d'informations auprès de l'équipe administrative

Gestion du temps de travail (plannings prévisionnels, congés, absences, via l'application Chronos) des personnels administratifs

Gestion des plannings des salles de réunion en lien avec les cadres médico-administratives de l'HCE

Accueillir et encadrer les nouveaux personnels et les stagiaires

Accueillir/installer/déménager les agents ainsi que les médecins,

Assister au conseil de pôle

Assister aux réunions SSE (Plan Blanc)

Gérer les commandes :

Papeterie (via COPILOTE, LYRECO) de la pédiatrie

Consommables informatiques de la pédiatrie

Stocks et entretien du matériel bureautique (via COPILOTE)

Recensement des besoins en fournitures hôtelières des équipes administratives et médecins.

Commandes des DECT/Ordinateur/ après validation avec le N+1 et chef de service

Création/modification/commande des ordonnances sécurisées

Logiciels informatiques institutionnels

Déploiement/Accompagnement/formation/suivi des agents et des médecins pour l'utilisation des différents logiciels,

Accompagnement/aide à la dictée numérique reconnaissance vocale

Faire intervenir la DSN pour déploiement/réactualisation des informations sur les logiciels, suivi des déploiements

Création / Modification /actualisation des modèles d'entêtes de service dans easily,

Référentes des modèles de courriers, convocations, certificats en collaboration avec une minorité de secrétaires du service

Création/modification des agendas des médecins

Gérer les demandes complexes au support informatique des équipes médicales et administratives

Gérer toutes les habilitations informatiques Easily, Cristalnet, accès aux différents services de l'HCE pour les médecins et les personnels administratifs

Assurer le suivi tous les lundis des tâches administratives des agents :

Repérer les documents en attente, non traités, ou oubliés de la boite d'envoi et de la liste de frappe

Vérifier les infos de la boite d'envoi/ou liste de frappe souvent différentes des secrétariats (erreur de paramétrage)

Gérer les demandes d'intervention aux services techniques des équipes médicales et administratives (GMAO)

Gestion de l'annuaire du service de pédiatrie

Gestion du site internet

Gestion de toutes les listes de distribution de tous les secrétariats (création, modification, habilitation, )

Gestion du paramétrage des boites mails génériques et SISRA

Mise en place des nouvelles avancées informatiques, SISRA, TELEEXPERTISE,

Réunion hebdomadaire avec N+1 et les cadres médico-administratives du pôle pédiatrie génétique et MEROG.

Profil recherché :

Les relations professionnelles spécifiques au poste

Sous l'autorité hiérarchique du Cadre Supérieur de Gestion (N+1) et du Directeur référent (N+2)

Lien fonctionnel avec les responsables médicaux du pôle, le Cadre supérieur de santé de pédiatrie et les Cadres de santé

Lien fonctionnel avec les médecins

Lien fonctionnel avec les cadres de gestion et cadres médico-administratives du CHU

Lien fonctionnel avec Gestionnaires des ressources humaine du pôle

Les compétences spécifiques

Assistante Médicale Administrative titulaire justifiant d'une expérience de plusieurs années

Maîtrise d'Easily et Cristal-Link, des applications de gestion (Chronos, COPILOTE, PS'Soft,), dictée numérique à reconnaissance vocale (Zenreco) et des outils de bureautique (suite Microsoft Office)

Technique de Management / Gestion des conflits / Gestion du temps de travail

Travail en équipe et en relation avec de multiples interlocuteurs

Qualités rédactionnelles

Qualités requises pour acquérir ces compétences

Esprit d'équipe et d'initiative

Sens des responsabilités

Rigueur dans l'organisation du travail

Esprit d'analyse et de synthèse

Qualités relationnelles

Adaptabilité et souplesse

Réactualisation des compétences

Sens de la communication