Assistante de Coordination H/F - Fédération Hospitalière de France La Tronche - 38

Descriptif

Descriptif du poste :

Unité Adolescents et Jeunes Adultes Arc Alpin [AJA] 40%


Locaux de l'unité AJA, Porche de l'Hôpital Couple Enfant.


L'unité AJA est une équipe mobile et pluridisciplinaire qui a pour mission d'améliorer la qualité de la prise en charge globale des AJA atteints de cancers résidents dans l'Arc Alpin

Tous les membres de l'unité AJA travaillent en étroite collaboration avec les divers professionnels de santé, hospitaliers et libéraux, intervenant auprès des patients pris en charge au sein de l'unité.


L'assistante de coordination assiste les membres de l'unité dans la réalisation de leurs missions. Elle participe à :

Accueil physique et téléphonique de l'unité

Gestion des dossiers patients et la tenue des indicateurs d'activité de l'unité

Staff AJA dédié aux patients et au fonctionnement de l'équipe et des projets tous les jeudis 9h-13h

Gestion des plannings

Commandes bureautiques

Rapports d'activité de l'équipe et projets spécifiques (locaux, régionaux ou nationaux)

Soutien secrétariat pour les groupes de travail, actions de communication, recherche de fond et formations de l'unité

Participation au travail social

Consultations Gynécologie-Obstétrique 50%

Lieu d'exercice

Locaux des consultations de gynécologie-obstétrique, rez-de-chaussée de l'Hôpital Couple Enfant.

Missions du service

La Clinique Universitaire de Gynécologie Obstétrique (CUGO) accueille les patientes enceintes qu'elles soient adressées par un médecin, une sage-femme ou qu'elles se présentent spontanément.

Par ailleurs, la clinique accueille toutes les patientes présentant des pathologies gynécologiques.

Les activités spécifiques au poste

Ouverture et fermeture du secrétariat

Accueil physique des patientes

Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques

Gestion des mails / fax

Frappe des synthèses médicales, mise en validation et envoi aux différents correspondants

Frappe et envoi de courriers types (frottis, résultats de T21,)

Numérisation des examens médicaux des patientes

Réception, ouverture et distribution des courriers dans les différents casiers des médecins et sages-femmes des consultations

Cotations des actes de consultation

Vérification du tableau de bord des rendez-vous en ligne

Renfort de frappe sur les autres secteurs du pôle à hauteur d'une journée/semaine (20%)

Profil recherché :

Compétences

Formation spécifiques requises

Secrétaire administrative et/ou expérience probante dans les tâches détaillées

Qualités organisationnelles et maîtrise des principaux outils informatiques et logiciels utilisés

Qualités relationnelles, capacité de travail en autonomie et en lien avec de multiples interlocuteurs.

Qualités requises pour acquérir ces compétences

Esprit d'équipe et d'initiative

Sens des responsabilités

Rigueur dans l'organisation du travail

Adaptabilité et souplesse

Sens du contact et du service public

Compétences en informatique : Logiciels Easily, Cristal Net, Outlook, Word, Internet

Rapidité dans l'exécution des tâches

Bonne vitesse de frappe

Intérêt pour l'accompagnement des patients jeunes (ados) et des patients atteints de pathologies lourdes.

Les relations professionnelles spécifiques au poste

Avec les médecins, cadres de santé, secrétariats, attachés de recherche clinique, les psychologues, les assistants sociaux, les éducateurs et professeurs de l'école hospitalière, les différentes associations et les intervenants du projet PASS'AJA, les responsables médicaux d'unité, le Cadre supérieur sage-femme et les Cadres de santé.