Gestionnaire Formation Professionnelle - Service Développement Professionnel H/F - Fédération Hospitalière de France Bordeaux - 33

Descriptif

Descriptif du poste :

Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e gestionnaire formation professionnelle auprès du service Développement Professionnel

Contrat de 6 mois en CDD

Le service développement professionnel regroupe :

la mise en oeuvre de la Formation Professionnelle Tout au Long de la Vie des agents du Centre Hospitalier Charles Perrens et

l'offre de formation, autant au niveau régional que national, développée par l'organisme de formation de l'établissement qui se nomme l'Institut de Formation Aquitain des Professionnels de Santé (IFAPS)

Il se compose d'une responsable développement professionnel, de deux adjoints responsables de leur secteur d'activité (formation continue pour l'un, IFAPS pour l'autre) et de gestionnaires administratifs et financiers (2.5ETP sur le service formation et 1.5ETP sur l'IFAPS).

Le poste proposé est à 100% sur le service formation continue.

Les deux secteurs d'activité du service développement professionnel collaborent quotidiennement et sont donc dans les mêmes locaux.

Mission générale du poste :

Gérer et mettre en uvre, au plan administratif et financier, le plan de formation continue du personnel médical et non médical en complémentarité avec les autres gestionnaires, la responsable développement professionnel, l'IFAPS (organisme de formation du Centre Hospitalier) et les différents partenaires internes et externes.

Activités principales

Assurer la mise en uvre du plan de formation

Création des dossiers formations (saisie du dossier, saisie des coûts, création de la demande de prise en charge, suivi de la formation, correspondance)

Engagement financier sur le logiciel après signature convention

Traiter les aspects administratifs et financiers via le logiciel Gesform

Recensement des inscriptions

Émission des ordres de missions, des feuilles d'émargement

Traitement des conventions, factures, titre de recettes, relances

Solder les dossiers autant administrativement que financièrement

Gérer les aspects logistiques

Réservation des salles et matériels, ouvertures et fermetures des salles de formation

Accueil, accompagnement des formateurs et recueil des évaluations « à chaud » en l'absence du responsable formation

Instruire les demandes de formation individuelles : congé de formation professionnel, études promotionnelles, bilan de compétences, validation des acquis de l'expérience, Compte personnel de formation, dossier FIPHFP, apprentissage

Recueil et recensement à l'aide des tableaux de bord

Traitement et mise en uvre des demandes

Suivi et clôture

Suivi des budgets formation et des engagements financiers :

Mise à jour et réajustement des engagements financiers

Traitement des demandes

De remboursement de frais de déplacement des agents,

D'avances de frais

Des titres de recette

Des traitements

Renseigner les documents et suivre l'activité :

Mise à jour des tableaux de bord,

Réalisation de tableaux de bords ponctuels,

Préparation de documents de travail divers (extractions pour des projets, pour les Commissions formation)

Relevé des données en vue de statistiques,

Communication de données statistiques en vue du bilan social et du rapport d'activité

Participer à l'archivage des documents en lien avec la réglementation :

Conventions, programmes, plans, actions réalisées, offre de formation, factures

Participer aux fonctions de secrétariat du service développement professionnel :

Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques

Accueil physique des intervenants, bénéficiaires et agent

Prise de rendez-vous agendas

Rédaction de courriers internes et externes

Traitements et mise en forme de documents, rapports, courriers, fiches-procédures

Profil recherché :

Diplômes requis :

Emploi de catégorie C de la FPH : adjoint administratif

Connaissances :

Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office)

Connaissance du logiciel Gesform.

Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et des différents rôles des acteurs.

Législation de la formation continue dans la fonction publique hospitalière.

Communication orale et écrite

Savoir être :

Professionnalisme

Écoute, discrétion,

Réactivité

Esprit d'équipe et de partage des informations avec ses collègues et sa hiérarchie

Esprit d'initiative et créativité

Sens de l'accueil et disponibilité

Respect de l'organisation mise en place

Organisation et méthodologie

Rigueur

Savoir-faire :

Rendre compte de son activité et de celle du service à divers responsables hiérarchiques et fonctionnels

Communiquer les informations en lien avec le plan de formation divers acteurs

S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés

Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies,

Classer et mettre à jour les dossiers

Définir les priorités

Désamorcer les situations difficiles : impatience, stress, agressivité

Construire et exploiter des tableaux de bords

Identifier les informations communicables à autrui en respectant la discrétion professionnelle

Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous.