Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative H/F - Ass Departementale des Francas Toulouse - 31

En qualité de secrétaire administratif-ve, sous la conduite de la direction de l'association et en étroite collaboration avec les responsables de secteurs, la personne a pour mission principale :
- D'assurer l'accueil, la gestion administrative de dossiers spécifiques et le secrétariat de l'association,
- D'assurer le traitement de l'information et de la communication interne et externe,
- D'assister la direction de l'association dans le bon fonctionnement de la structure et la gestion des activités quotidiennes.

A ce titre, il-elle aura pour missions :
- L'accueil physique et téléphonique,
- La gestion du courrier arrivé et départ,
- La gestion et le suivi des commandes et des stocks de fournitures,
- Le suivi des locaux du siège et des prestataires (maintenances, réseautique, téléphonie, travaux.),
- L'organisation administrative et logistique de manifestations et d'assemblées,
- La gestion des adhésions individuelles et collectives,
- L'information et le traitement des inscriptions aux formations BAFA/BAFD,
- La rédaction et la mise en forme de courriers et de dossiers,
- La facturation et le suivi des encaissements,
- Le classement de dossiers et la gestion de l'archivage,
- L'actualisation des supports de communication et du site internet,
- La gestion et le suivi de dossiers spécifiques (assurances, contrats de maintenances des locaux et des équipements, suivi fournisseurs, aides actions vacances.),
- Le soutien administratif et logistique pour les différents secteurs de l'association,
- L'accompagnement de la direction dans la gestion quotidienne de l'association et de ses activités.

CARACTERISTIQUES DU POSTE
- Type de contrat : contrat à durée indéterminée à temps complet
- Temps de travail : 35 heures par semaine du lundi au vendredi
- Classification : groupe C de la Convention Collective Eclat - coefficient 285
- Lieu de travail : siège de l'association
- Salaire brut mensuel de base : 2 025 € avec reconstitution de carrière selon disposition conventionnelle en vigueur (reprise ancienneté branche Eclat et/ou ancienneté sur poste similaire)
- Tickets restaurant (valeur 10 € avec prise en charge 60 % employeur)
- 6 semaines de congés payés et 4 jours de congés exceptionnels
- Prise en charge transports en commun (50%)
- Accord d'entreprise forfait mobilité durable (indemnisation transports vélos)
- Evolutivité du poste

QUALIFICATION COMPETENCES SAVOIRS
- Formation Bac +2 (secrétariat ou gestion administrative) appréciée avec une première expérience significative sur des missions similaires indispensable.
- Maîtrise des outils de bureautique (traitement de texte, tableur, base de données), des outils de communication numérique et graphique.
- Capacité confirmée à la communication écrite et orale (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit).
- Capacité d'organisation, de rigueur et vigilance.
- Capacité à organiser son travail en autonomie et en lien avec la direction.
- Savoir définir et mettre en oeuvre des procédures et des indicateurs de suivi.
- Sens du soutien et aptitude du travail en équipe.
- Discrétion, sens de la confidentialité.

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Normes rédactionnelles, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.