Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F - Cc du Doubs Baumois Baume-les-Dames - 25

Recherche un assistant de gestion administrative (H/F) dont le rôle sera d'accueillir, orienter et inscrire le public aux différents services tout en assistant l'équipe de direction, composée de 4 personnes, dans l'organisation du service.

MISSIONS
- Accueillir, orienter, renseigner et inscrire aux différents services le public;
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service;
- Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses missions.;
- Assister l'équipe de direction dans l'organisation du travail administratif du service;
- Accueil physique et téléphonique du public : accueillir le public avec amabilité / prendre des messages, dispatcher les informations sur les différents services / prendre les inscriptions / conseiller les usagers et les agents sur les procédures;
- Gestion des inscriptions : saisir les dossiers d'inscriptions sur le logiciel de gestion / gérer les inscriptions depuis le portail familles;
- Gestion comptable : préparer les bons de commande en lien avec les responsables / traiter les factures (contrôle, ventilation et transmission en comptabilité);
- Gestion des ressources humaines : assister les directrices dans la gestion des remplacements / mettre à jour le tableau de gestion des remplacements des agents de l'accueil de loisirs;
- Réalisation de travaux bureautiques : prendre des notes et mettre en forme tous type de courrier, mail / réaliser les documents d'inscriptions, de suivi concernant les services de l'accueil de loisirs / réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers / mise à jour RGPD;
- Communication : gérer la communication sur le portail familles : mise en ligne des plaquettes, publications, événements, photos, etc. / mettre à jour le site internet

MISSIONS COMPLEMENTAIRES (7h/semaine)
- Communication : élaborer, en lien avec les directrices, les plaquettes et affiches pour chaque période de vacances, fêtes de fin d'année / élaborer les supports de communication pour la rentrée scolaire : plaquettes, affiches, dossiers d'inscriptions, etc;
- Gestion des inscriptions : actualisation QF Caf (2 fois/an) / édition des attestations fiscales / élaborer les factures aux familles.

Tems de travail 28h en sus des missions complémentaires soit 35h/semaine

Fermeture des bureaux la 1ère quinzaine du mois d'août ainsi que les 2 semaines des vacances de Noël

Avantages du poste :
- RIFSEEP;
- CNAS;
- Participation employeur à la garantie maintien de salaire;
- Ticket mobilité ou prise en charge des frais de transports publics à hauteur de 75% (si conditions remplies).

Le jury de recrutement aura lieu la 1ère quinzaine de février 2025.

CV et lettre de motivation (obligatoires) sont à adresser, au plus tard, le 01/02/2025, date limite de candidature :
- Par courrier à :
Monsieur Jean-Claude MAURICE
Président de la CCDB
4 rue des Terreaux
25110 BAUME LES DAMES;
ou
- Par mail à ****@****.**

Experience : 12 Mois

Compétences : Techniques de communication orales, écrites et numériques, Utiliser les outils numériques, maîtrise outil informatique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.