Assistante - Assistant de Direction H/F - ARS BOURGOGNE FRANCHE COMTE Dijon - 21
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Santé • Social • Association
Vos missions :
Au sein de la DCPT, vous apporterez un appui administratif et logistique au quotidien au directeur général, au directeur général adjoint et à l'équipe de chargé.e.s de mission.
Vous organiserez et coordonnerez l'activité de la DCPT en fluidifiant le partage d'information et en facilitant la mise en oeuvre des missions et la collaboration avec les partenaires internes et externes.
L'ensemble des missions listées ci-dessous devront être réalisées en lien avec l'autre assistante de direction afin d'assurer un partage des tâches pour la direction générale mais également une continuité de service sur cette fonction.
Gestion des sollicitations :
- Assurer la gestion des appels téléphoniques et de la boîte mail fonctionnelle, direction générale
- Prendre en charge la gestion du courrier et de la GED / GEC ; ventiler et assurer le suivi des courriers « sensibles » (signalés)
- Tenir à jour l'annuaire des partenaires de la direction
Gestion des agendas et appui à la vie de l'équipe :
- Assurer la gestion de l'agenda de la direction générale, organiser les réunions et les déplacements extérieurs du directeur général et du directeur général adjoint puis veiller à demander les dossiers associés à ces rendez-vous
Garantir la diffusion de l'information au sein de la DCPT en prenant en compte le degré d'urgence et de sensibilité, organiser les réunions d'équipe de la DCPT et en assurer les comptes rendus
Soutien logistique, pratique et administratif :
- Assurer l'intendance logistique de la DCPT (suivi des plannings de congés, réservations de salles, fournitures...) en lien avec le directeur du cabinet
- Rédiger, saisir et mettre en forme les documents administratifs selon les normes en vigueur
- Organiser le fond documentaire, le classement et l'archivage
Au sein de la DCPT, vous apporterez un appui administratif et logistique au quotidien au directeur général, au directeur général adjoint et à l'équipe de chargé.e.s de mission.
Vous organiserez et coordonnerez l'activité de la DCPT en fluidifiant le partage d'information et en facilitant la mise en oeuvre des missions et la collaboration avec les partenaires internes et externes.
L'ensemble des missions listées ci-dessous devront être réalisées en lien avec l'autre assistante de direction afin d'assurer un partage des tâches pour la direction générale mais également une continuité de service sur cette fonction.
Gestion des sollicitations :
- Assurer la gestion des appels téléphoniques et de la boîte mail fonctionnelle, direction générale
- Prendre en charge la gestion du courrier et de la GED / GEC ; ventiler et assurer le suivi des courriers « sensibles » (signalés)
- Tenir à jour l'annuaire des partenaires de la direction
Gestion des agendas et appui à la vie de l'équipe :
- Assurer la gestion de l'agenda de la direction générale, organiser les réunions et les déplacements extérieurs du directeur général et du directeur général adjoint puis veiller à demander les dossiers associés à ces rendez-vous
Garantir la diffusion de l'information au sein de la DCPT en prenant en compte le degré d'urgence et de sensibilité, organiser les réunions d'équipe de la DCPT et en assurer les comptes rendus
Soutien logistique, pratique et administratif :
- Assurer l'intendance logistique de la DCPT (suivi des plannings de congés, réservations de salles, fournitures...) en lien avec le directeur du cabinet
- Rédiger, saisir et mettre en forme les documents administratifs selon les normes en vigueur
- Organiser le fond documentaire, le classement et l'archivage
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