Dsjpc-273-Une Assistante de Direction H/F - Conseil départemental des Ardennes Charleville-Mézières - 08

1 - Assistant du Directeur :

Organisation de l'agenda,

Gestion des déplacements,

Secrétariat téléphonique,

Secrétariat administratif des réunions de Direction et des réunions sollicitées par le Directeur,

Veille juridique et financière relative à l'actualité locale et nationale,

Analyse administrative des documents soumis par le Directeur,

Assistance administrative du Directeur dans ses fonctions de Référent.

2 - Secrétariat de Direction :

Gérer le courrier Arrivé/Départ et le ventiler dans la direction en fonction du visa du Directeur,

Mise en forme des documents et dossiers du Directeur relatifs notamment à l'organe délibérant, la Présidence et la Direction générale,

Rédaction des courriers,

Validation de la forme des actes transmis au Directeur pour visa ou signature,

Suivi du Budget de la Direction,

Préparation et relecture du Budget de la Direction en lien avec le Directeur et les managers.

3 - Fonctionnement de la Direction :

Assurer le bon accueil des nouveaux arrivants (gestion des accès/gestion de l'outil informatique/...),

Veiller à la bonne coordination des services de la Direction,

Gérer les commandes, fournitures de bureau et plus globalement toute demande relative à l'organisation du travail des agents de la Direction,

Gestion des photocopieurs et de l'organisation des dossiers

4 - Assistance du Chef de site :

Assister le chef de site géographique : demandes d'intervention, suivi des travaux dans le bâtiment, préparation des commandes des EPI pour tous les agents du site,

Gestion de tous les accès au site (badges d'accès, bips du parking Bastion).

5 - Gestion de la Facturation juridique

Gestion de la Facturation des prestataires juridiques de la Collectivité (avocats, Commissaires de justice...),

Suivi Budgétaire des prestations juridiques (accompagnement juridique / représentation juridique / enquête administrative / audit /...).

Connaissances :

Connaissance du Statut de la Fonction Publique Territoriale

Connaissance du fonctionnement de la Collectivité

Maîtrise des logiciels bureautiques (X Sare, X Paraph, X actes, X marchés, Logiciel GrandAngle)

Maîtrise de l'outil informatique

Aptitudes et qualités requises :

Rigueur

Grande discrétion

Aisance relationnelle

Facilité rédactionnelle

Confidentialité

Loyauté,

Disponibilité.

Le titulaire du poste aura pour mission, au sein de la Direction de la Stratégie Juridique et de la Performance Comptable, d'assurer une assistance permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information et de suivi des dossiers.