Secrétaire de Direction H/F - Provence Alpes Agglomeration Ca Digne-les-Bains - 04

Sous l'autorité du Directeur Général des Services Techniques et de l'Assistante de Direction, les missions du Secrétaire de Direction sont :
- Gérer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

- Organiser la vie professionnelle du Directeur Général des Services Techniques
o Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous / Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser et planifier des réunions / Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
o Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions / Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus
- Réaliser et effectuer la mise en forme de travaux de bureautique
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
o Rédiger des documents administratifs
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Gérer l'entretien des locaux (interface RH et entreprises)
o Elaborer et suivre les plannings (agents d'entretien), gérer les remplacements
o Réapprovisionner les produits d'entretien
o Effectuer les demandes de devis, bons de commande et suivre la facturation
o Suivre le marché d'entretien
- Pôle réservation
o Gérer les plannings des salles culturelles de Château-Arnoux-Saint-Auban
o Etat des lieux
o Régie salle culturelle de moyenne Durance
Profil du candidat :
Savoirs :
o Organisation de la collectivité et fonctionnement des services
o Notions de comptabilité
o Missions du pôle opérationnel
Savoir-faire :
o Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
o Règles de l'expression orale et écrite de qualité
o Techniques de secrétariat
o Fonctionnement d'Internet, Excel, Word, PowerPoint
o Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
o Standard téléphonique
o Principes rédactionnels
Savoir-être :
o Sens de la communication et du relationnel
o Rigueur et organisation
o Disponibilité
o Courtoisie
o Ponctualité
o Discrétion et confidentialité
Rémunération :
- Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs Territoriaux, Cat C
- Rémunération selon grille indiciaire
- Titres-restaurant (valeur faciale 8,40€ - participation employeur 60%)
Conditions d'emploi :
Poste basé à Digne-les-Bains au Siège PAA, 3 jours par semaine, et à Château-Arnoux-Saint-Auban au Pôle de proximité IME6, 2 jours par semaine.
Relations fonctionnelles :
- Internes : Avec le Directeur Général des Services Techniques, l'assistante de direction, les agents rattachés au pôles et les agents de la communauté d'agglomération.
- Externes : Avec les partenaires extérieurs, les autres collectivités, éventuellement des usagers.

Spécificité du poste : Possibilité d'horaires décalés suivant les réunions ou événements prévus.

Contacts et informations complémentaires :
Transmettre votre CV ainsi que votre lettre de motivation au Service des Ressources Humaines à l'adresse courriel suivante :
****@****.** - **.**.**.**.**

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.