Secrétaire d'Intendance H/F - Rectorat de Lyon - R. Humaines Artemare - 01

Dans le cadre d'une suppléance en établissement scolaire, le Rectorat de Lyon recrute un(e) secrétaire de gestion, à mi-temps, avec une prise de poste au 6 janvier 2025.
Sous la responsabilité de l'adjoint-gestionnaire, par délégation du principal du collège, vous assisterez l'adjoint-gestionnaire dans son travail et participerez à l'accueil physique et téléphonique dans le cadre d'un secrétariat commun.

Activités principales :
- Gestion de la vente des tickets repas sur logiciel par mois
- Récupération des tickets + cahier d'inscription au self.
- Gestion des cartes de cantine des élèves
- Encaissement des chèques (voyages, demi-pension)

- Gestion alimentaire :
° sur le logiciel webgerest :
Préparation des bons de commandes alimentaires en lien avec le Chef de cuisine (pas de délégation de signature, l'adjointe-gestionnaire est seule habilitée à signer les bons de commande, par délégation),
Saisie de la feuille journalière de consommation alimentaire,
Suivi du crédit nourriture
° Inventaire du stock des denrées alimentaires à faire la veille de chaque vacance scolaire (l'inventaire sur place sera effectué à chaque permanence en présence du Chef de cuisine)
° Saisie des menus par semaine

GESTION / intendance :
- Gestion et suivi des factures alimentaires dans Op@le :
° Vérification des factures avec les bons de livraison et de commande (montant, RIB, fournisseur.)
° Liquidation des factures propres au compte 6011 (denrées)
° Gestion et suivi du stock des petites fournitures administratives et pédagogiques (feutres tableaux blancs, stylos, papier reprographie.)
° Suivi de la livraison en lien avec le bon de commande.
- Gestion et suivi du stock des produits d'entretien :
° Liaison avec l'agent d'entretien
° Suivi de la livraison en lien avec le bon de commande
- Gestion et suivi du stock des cartouches/Toners :
- Gestion et suivi du stock de manuels scolaires :
- Gestion des impressions sur photocopieurs :
° Faire en fin d'année scolaire un inventaire de la consommation des copies de tous les codes utilisateurs

- Aide au secrétariat administratif notamment en allant poster et récupérer le courrier journalier et également en cas de besoin ponctuel.

Les compétences attendues
- > techniques : Etablir les bons de commandes alimentaires, Liquider les factures alimentaires, Suivre les différents inventaires (produits entretien, tickets repas et stock denrées alimentaires)
- > transversales :
Savoir-faire : Travailler avec rigueur et précision, Organiser et planifier ses activités, Maîtriser l'outil informatique, Maîtriser les règles de communication, de transmission, de classement
Savoir être : Rigueur, Autonomie, Polyvalence, Discrétion, courtoisie, écoute
- Bonne compréhension et respect des consignes données
- Rapidité d'exécution
- Disponibilité - réactivité

AVANTAGES :
- Participation forfaitaire de 15 Euros à la complémentaire santé
- Prise en charge partielle des abonnements de transport (75% plafonné à 90€)
- Supplément familial de traitement fonction du nombre d'enfants à charge

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.