Secrétaire de Chefferie H/F - Centre Hospitalier Alpes Isere Saint-Égrève - 38

DEFINITION DU POSTE :
La/le secrétaire de chefferie de pôle PGG a pour mission le secrétariat et l'organisation des affaires générales du Pôle en lien avec la Chefferie du pôle et plus spécifiquement le Médecin Chef de Pôle.

ACTIVITES PRINCIPALES :
- Gestion de l'accueil physique et téléphonique, orientation
- Gestion du courrier et des mails
- Relève des enquêtes de satisfaction mensuellement et transmission à la MDIJ
- Organisation des réunions en coordination avec la chefferie de pôle (réservation de salle,
préparation et envoi de l'ordre du jour, gestion des agendas électroniques, rédaction et diffusion des comptes rendus...)
- Coordination avec la DRH (demandes de recrutement, gestion des CDD, des mouvements et temps de travail des psychologues)
- Préparation des tableaux mensuels de présences médicales (18H30 et des samedis matins) et veille à leur mise à jour permanente avant diffusion polaire, intranet et affaires médicales
- Préparation des plannings de congés des médecins dans le pôle. Contrôle et validation des plannings mensuels EGTT des médecins
- Prise de note, rédaction, et diffusion de comptes rendus et documents divers
- Gestion des commandes et approvisionnement des présentoirs d'information Droits des patients et gestion des stock (papèterie Lyreco, copilote...)
- Mise à jour des structures et de l'organigramme du pôle dans le site intranet
- Liens avec les structures intra et extrahospitalières du pôle, diffusion d'informations
- Gestion des problématiques techniques de la chefferie en lien avec le PILS (signalement des dysfonctionnements aux services logistiques)
- Planification des réunions polaires bureau de pôle, réunion de médecins et assemblée générale
- Organisation des séminaires
- Organisation des visites annuelles de chefferie dans les structures du pôle
- Gestion des transferts de patients d'un établissement à l'autre et des certificats mensuels
- Aide à la préparation des plannings de remplacement des secrétaires dans le pôle

QUALITES ATTENDUES :
- Sens du contact, écoute et disponibilité
- Comportement professionnel rigoureux
- Respect strict du secret professionnel et discrétion
- Réactivité et esprit d'initiative
- Adaptabilité et pondération
- Capacité à travailler en équipe
- Maîtrise de l'outil informatique et bureautique : logiciels institutionnels, Word, Excel,
- PWPT, TEAMS, agenda Outlook
- Maîtrise de l'organisation institutionnelle du CHAI

Conditions de travail :
Travail seul, en équipe, au contact du public
Poste en lien fonctionnel avec l'ensemble des acteurs hospitaliers
19 heures par semaine pour 7h36/jour
De 8h30 à 16h36 du lundi au vendredi

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

Le Centre Hospitalier Alpes-Isère recrute un(e) adjoint(e) administratif pour le pôle Grenoble Grésivaudan, en CDD de 3 mois à 50% a la Chefferie de pôle.

L'établissement :
Établissement Public de Santé Mentale, le Centre Hospitalier Alpes-lsère (CHAI) constitue un acteur majeur du soin psychiatrique en Auvergne-Rhône-Alpes en desservant plus de 800 000 habitants sur les deux tiers Sud-lsère. En effet, une des particularités de cet établissement est d'avoir son site principal sur la commune de Saint-Egrève tout en comptant plus de 70 lieux de soins répartis sur l'ensemble du territoire.
Organisé en six pôles cliniques de psychiatrie générale et de spécialités, adulte et enfant, le CHAI est un établissement dynamique, en perpétuelle évolution, afin d'offrir à ses patients une prise en charge de qualité.